Triển khai ERP (P.4) – Quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng trong ERP bao gồm việc quản lý từ lúc xây dựng nên bộ mã của vật tư, hàng hóa cho đến việc quản lý những giao dịch phát sinh của vật tư, hàng hóa đó và hệ thống kho bãi cũng như các chính sách tồn trữ của nó. Phân hệ quản lý kho hàng là một trong những phân hệ xương sống, cốt lõi của hệ thống ERP.

Các DN triển khai ERP thường mong muốn phân hệ quản lý kho hàng (Inventory management) sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn giá trị hàng tồn kho của mình cũng như tăng vòng quay hàng tồn kho để tăng vòng quay vốn.

Những tồn tại chính của quản lý kho hàng

Tồn tại đầu tiên và cơ bản nhất trong việc quản lý kho hàng phải nói đến đó là bộ mã vật tư, hàng hóa. Việc xác định cách đặt bộ mã trong việc quản lý kho hàng là khó khăn đầu tiên gặp phải khi muốn đưa tất cả hàng hóa, vật tư vào quản lý một cách có hệ thống. Những thông tin thể hiện trên bộ mã như thế nào là vừa đủ mà không thiếu so với yêu cầu quản lý hay không quá nhiều làm cho bộ mã trở nên cồng kềnh, gây khó khăn trong việc thao tác, xử lý số liệu. Đây là vấn đề thường gây tranh cãi bởi mỗi phòng ban có nhu cầu quản lý khác nhau về một mặt hàng trong khi không thể đưa tất cả các nhu cầu đó lên bộ mã. Và cũng vì nhu cầu muốn đưa thông tin quản lý lên mã, khi có một nhu cầu quản lý mới phát sinh, cấu trúc bộ mã bị phá vỡ không còn thống nhất. Bên cạnh đó, khi bộ mã đã được xây dựng, vẫn xảy ra tình trạng sử dụng bộ mã không thống nhất ở các nơi hoặc cùng một mặt hàng nhưng khai báo nhiều mã trong hệ thống.

Việc bộ mã không thống nhất dẫn đến việc quản lý số liệu tồn kho gặp nhiều khó khăn, nhất là đối với các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn rộng. Doanh nghiệp sẽ không nhìn thấy được tình hình tồn kho tổng của cùng một loại mặt hàng bởi mặt hàng đó đang tồn tại dưới nhiều mã khác nhau.

Khó khăn tiếp theo là doanh nghiệp chưa thể nắm bắt được thông tin tồn kho về lượng và giá trị một cách chính xác và tức thời. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến khó khăn này, trong đó nguyên nhân chính là việc ghi nhận hàng nhập, xuất kho không được tức thời. Do đâu việc ghi nhận này không được tức thời? Thông thường, để kiểm soát hàng nhập kho, doanh nghiệp phải chờ đến khi có đủ hóa đơn chứng từ mới tiến hành lập phiếu nhập, trong khi thực tế thì hàng đã vào kho và đã có thể đã xuất đi vào trong sản xuất. Cách làm này chỉ phù hợp với quản lý thủ công trước đây khi chưa có các hệ thống quản lý hỗ trợ. Việc không nắm bắt số liệu tồn kho chính xác và tức thời ảnh hưởng đến rất nhiều công tác khác: tính nhu cầu nguyên vật liệu, sản xuất, bán hàng, điều động hàng hóa, vật tư từ nơi này qua nơi khác tránh nơi cần thì thiếu mà nơi không cần thì thừa. Tất cả những điều đó dẫn đến doanh nghiệp không thể chủ động trong sản xuất kinh doanh, hoặc nắm bắt kịp thời cơ hội kinh doanh của mình.

Mục tiêu của quản lý kho hàng trong ERP

Mục tiêu của phân hệ Quản lý kho hàng trong ERP là đáp ứng các yêu cầu sau đây:

• Bộ mã vật tư, thành phẩm: thống nhất trên toàn hệ thống
• Số liệu tồn kho thể hiện tức thời ngay khi phát sinh thực tế
• Giảm vật tư tồn kho, đặc biệt nhận biết hàng tồn kho lâu để có hướng xử lý

Các đặc điểm của quản lý kho hàng trong ERP

Quản lý hệ thống kho

Hệ thống kho trong ERP được quản lý theo dạng đa cấp. Bắt đầu từ một nhà máy, công ty đến từng kho trong hệ thống và chi tiết hơn nữa là quản lý đến các khu vực, vị trí trong kho nếu doanh nghiệp có nhu cầu quản lý về những giải pháp này.

Bộ mã vật tư, hàng hóa thống nhất

Hệ thống ERP thường cho phép linh động khai báo bộ mã vật tư, hàng hóa. Cấu trúc mã bao gồm nhiều phân đoạn (gọi là segment) và kiểu dữ liệu của từng phân đoạn là gì đều do người sử tự định nghĩa. Tuy nhiên, điều quan trọng ở bước này là cần có người tư vấn để giúp doanh nghiệp lựa chọn cấu trúc phù hợp nhất và cần đưa những thông tin nào lên bộ mã.

Phân nhóm vật tư, hàng hóa nhiều chiều

Như đề cập ở phần các tồn tại của việc quản lý kho hàng, hầu hết các doanh nghiệp muốn chuyển tải các thông tin cần quản lý, thông tin phục vụ thống kê lên bộ mã gây khó khăn cho việc xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa thì với hệ thống ERP, một phần thông tin đó được chuyển vào quản lý trong khái niệm phân nhóm. Phân nhóm ở đây là phân nhóm vật tư, hàng hóa dưới nhiều góc độ quản lý. Ví dụ, cùng 1 mặt hàng, kế toán có nhu cầu phân nhóm theo nguồn gốc, phòng kinh doanh có nhu cầu phân nhóm theo mức độ tiêu thụ, bộ phận sản xuất lại phân nhóm theo góc độ của qui trình sản xuất. Với ERP, tất cả các nhu cầu phân loại khác nhau của từng phòng ban đều được đáp ứng thông qua việc phân nhóm này. Hiệu quả mang lại là không cần thể hiện các thông tin nhiều chiều như vậy lên bộ mã mà vẫn đảm bảo có thể thống kê, phân tích vật tư, hàng hóa phục vụ các mục đích thống kê khác nhau.

Lưu trữ một lượng khá lớn thông tin vật tư, hàng hóa

Hệ thống ERP bao giờ cũng là hệ thống lưu trữ nhiều thông tin. Thêm một phần lớn các thông tin về vật tư, hàng hóa được lưu trữ kèm với vật tư mà không cần đưa lên bộ mã. Các thông tin hệ thống quản lý bao gồm:

• Thông tin vật lý: kích thước, trọng lượng, thể tích, …
• Thông tin liên quan đến mua hàng: thời gian mua hàng, nhận hàng có cần kiểm nghiệm hay không, …
• Thông tin liên quan sản xuất: thời gian sản xuất, …
• Đính kèm file: bản vẽ, thông số kỹ thuật, hình ảnh, cũng như bất kỳ tập tin nào liên quan cần quản lý.
• Ngoài ra còn có một số vùng cho phép người sử dụng mở rộng để khai báo thêm các thông tin cần quản lý theo đặc thù của doanh nghiệp

Hệ thống đơn vị tính qui đổi linh động

Đơn vị tính của hàng hóa khi nhập kho khác với khi xuất kho là điều bình thường. Vì thế, hệ thống ERP cho phép người sử dụng tự định nghĩa các đơn vị tính và công thức qui đổi giữa chúng.

Kiểm soát hàng tồn kho

Tùy theo từng loại mặt hàng mà doanh nghiệp xác định mức độ kiểm soát tương ứng. Mặt hàng càng giá trị càng cần quản lý chi tiết và chặt chẽ hơn. Hệ thống ERP cung cấp các cách kiểm soát vật tư, hàng hóa như sau:

• Quản lý phiên bản: nếu cùng một mặt hàng nhưng có sự thay đổi nhỏ thì có thể dùng phiên bản của vật tư để theo dõi, tránh việc khai báo mã mới không cần thiết và cũng giữ được lịch sử thay đổi của mặt hàng.

• Quản lý theo lô: Dùng để nhận biết lô vật tư, hàng hóa nhập kho ngày nào, đơn hàng nào, nhà cung cấp nào. Khi cần quản lý chi tiết như trên thì nên áp dụng quản lý theo lô. Quản lý hàng hóa theo lô thì có thể tính được tuổi tồn kho của từng lô hàng.
• Quản lý theo số serial: là quản lý chi tiết hơn so với quản lý theo lô, quản lý đến đích danh từng mặt hàng cụ thể. Như vậy, đối với những mặt hàng nào giá trị lớn thì sẽ áp dụng cách quản lý này.
• Quản lý vị trí trong kho: hệ thống cho phép định nghĩa ra sơ đồ kho, phân khu vực tồn kho. Khu vực cần quản lý này linh động tùy theo khai báo của người sử dụng.

Giao dịch kho tức thời, chính xác về lượng và giá trị

Các giao dịch kho chuẩn đều được định nghĩa sẵn trong hệ thống ERP. Vấn đề quan trọng ở đây là nghiệp vụ phát sinh phải được ghi nhận tức thời vào hệ thống. Việc ghi nhận không mất nhiều thời gian mà còn mang tính kế thừa và kiểm soát bởi hầu hết các giao dịch nhập xuất đều căn cứ trên một nguồn cụ thể. Ví dụ nhập kho mua hàng, thông tin để ghi nhận nhập kho được kế thừa từ thông tin đơn hàng, vừa giảm công nhập liệu và tăng tính đối chiếu và kiểm soát. Đồng thời, do bất kỳ giao dịch nào cũng đều đi kèm số lượng và giá trị nên tại bất cứ thời điểm nào, khi nhìn vào tồn kho, doanh nghiệp nhìn thấy được cả lượng tồn và giá trị tồn.

Tính chính xác trong giao dịch kho thể hiện ở chỗ, nếu vô tình ghi nhận nhập xuất là sai thì người sử dụng chỉ có thể làm giao dịch điều chỉnh mà không được sửa đè lên dữ liệu cũ. Điều này giúp lãnh đạo có thể tin vào số liệu tồn kho của mình.

Nhiều phương pháp tính giá tồn kho

Hệ thống ERP cung cấp nhiều lựa chọn về cách tính giá tồn kho tùy thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp mà lựa chọn cách tính giá phù hợp như FIFO, LIFO, giá bình quân (thời điểm hoặc theo kỳ), giá kế hoạch. Một khi đã thiết lập cách tính giá vào hệ thống thì hệ thống sẽ tự động tính giá vật tư, hàng hóa tức thời theo phương pháp đã chọn để bất kỳ thời điểm nào doanh nghiệp cũng có con số về giá trị tồn kho của mình.

Chính sách tồn trữ

Hệ thống quản lý tồn kho sẽ cho phép người quản lý thiết lập các chính sách tồn trữ cho kho, cho các mặt hàng tồn kho. Ví dụ, doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách tồn kho tối thiểu-tối đa cho các vật tư, nguyên liệu phụ, giá trị nhỏ không cần quản lý chặt chẽ; đến khi kho xuống dưới mức tồn tối thiểu thì hệ thống sẽ cảnh báo để yêu cầu mua thêm hàng. Còn đối với nguyên liệu nhập khẩu chẳng hạn, giá trị lớn và thời gian mua hàng dài, có thể áp dụng chính sách về điểm đặt hàng tối ưu. Các chính sách tồn trữ giúp bảo đảm lượng hàng tồn kho phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh cũng như không để lượng tồn nhiều không cần thiết.

Kế toán ở khắp mọi nơi trong ERP

Tương tự như các phân hệ khác trong ERP, quản lý kho hàng cũng tích hợp chặt chẽ với kế toán. Tất cả các giao dịch phát sinh đều được kế toán định nghĩa các tài khoản hạch toán đi kèm. Chính vì vậy, khi nhân viên thao tác nhập xuất kho chỉ cần chọn đúng giao dịch cần ghi nhận thì hệ thống sẽ tự động phát sinh định khoản tương ứng. Yếu tố này cũng làm giảm tải cho kế toán khi với ERP thì “tất cả mọi người đều làm kế toán”.

Những điểm lưu ý khi triển khai thực tế

Lưu ý khi xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa

Vì hệ thống ERP đã hỗ trợ lưu trữ rất nhiếu thông tin về 1 vật tư, hàng hóa, chính vì vậy, nên cân nhắc khi đưa quá nhiều yêu cầu quản lý thể hiện lên bộ mã. Bên cạnh đó, cấu trúc bộ mã là điều nên cân nhắc kỹ vì bộ mã là xương sống của hệ thống nên một khi đã xác định xong thì sau khi đưa vào sử dụng sẽ không thể thay đổi được cấu trúc này trừ khi phải làm lại hoàn toàn.

Ghi nhận ngay nghiệp vụ nhập xuất kho theo thực tế

Các giao dịch nhập, xuất hàng phải được ghi nhận vào hệ thống theo thực tế phát sinh bởi hai lý do: để thể hiện thông tin tức thời về tồn kho giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác thông tin tồn kho của mình, tránh gặp những trường hợp như hàng đã vào kho, sau đó đã xuất luôn đi sản xuất mà vẫn chưa thể hiện gì vào trong hệ thống; hai nữa là nếu không ghi nhận vào hệ thống thì các bước tiếp theo sau sẽ bị đình trệ mà không xử lý tiếp được bởi vì đầu ra của bước này là đầu vào của bước tiếp theo sau.

Lời kết

Phân hệ quản lý kho hàng là một trong những phân hệ cốt lõi của ERP mà doanh nghiệp cần đầu tư nhiều công sức vào nền tảng ban đầu của nó là việc xây dựng bộ mã và tiếp theo sau đó là thay đổi các qui trình làm việc để phù hợp với yêu cầu của hệ thống mới. Vai trò của người tư vấn ở đây là giúp doanh nghiệp xây dựng được mô hình nền tảng này sao cho phù hợp với doanh nghiệp nhất để đảm bảo tận dụng được hết khả năng của hệ thống ERP phục vụ cho yêu cầu hiện tại và cả hướng phát triển trong tương lai, góp phần vào sự thành công của một dự án ERP.

Ngọc Mai - Chuyên gia tư vấn FPT-ERP

Read More

Triển khai ERP (P.3) – Quản lý bán hàng

Một điều dễ hiểu khi triển khai ERP là tất cả các phân hệ đều có tính chất quan trọng như nhau. Với phân hệ Quản lý Bán hàng (Order Management – OM), phân hệ quan trực tiếp đến doanh số, đến đầu ra của DN thì lại càng cần phải quan tâm.

Thật không thể tưởng tượng được những điều phiền toái gì sẽ xảy ra nếu chương trình bán hàng trong Siêu thị bị trục trặc. Giá không có để tính tiền? Hoá đơn không thể in được? Và hiển nhiên không có khách hàng nào kiên nhẫn chờ đợi hàng giờ liền để các sự cố trên được khắc phục. Thông thường, ai cũng nghĩ rằng đây là phân hệ đơn giản: nhập yêu cầu, in hoá đơn, xuất hàng và thu tiền. Nếu chỉ dừng ở góc độ này thì OM chỉ đơn thuần là công cụ thống kê không hơn không kém trong khi điều quan trọng đối với DN, ERP nói chung hay OM nói riêng phải là một công cụ hỗ trợ cho việc quản lý, phân tích và ra quyết định.

Quản lý bán hàng làm được những gì?

Một quy trình bán hàng chuẩn thông thường bắt đầu từ khi có đơn bán hàng hoặc hợp đồng bán hàng cho đến quá trình xuất kho, giao hàng, thu tiền của khách hàng. Tuy vậy, bên cạnh những khả năng cơ bản của việc quản lý bán hàng, DN cần chú ý đến những tính năng sau:

1. Quản lý được quá trình thương thảo hợp đồng và hẹn giao hàng

Quản lý bán hàng đầy đủ sẽ bao gồm việc quản lý quá trình thương thảo hợp đồng và hẹn giao hàng. Đây là một tính năng rất quan trọng giúp DN nâng cao được uy tín với khách hàng khi quản lý tốt vấn đề này. Trên thực tế, khi ứng dụng chương trình bán hàng, DN thường bắt đầu nhập liệu vào hệ thống khi đơn hàng đã có, ít ai chú ý đến phần “Tiền hợp đồng” trong khi phần này cũng không kém phần quan trọng. Về bản chất, phân hệ này bao gồm 2 phân hệ nhỏ hơn:

• Đàm phán: Theo dõi quá trình đàm phán với khách hàng. Hệ thống phải cho phép ghi nhận được diễn tiến của cuộc đàm phán với nhiều phiên bản khác nhau. Đây là cơ sở để lãnh đạo xem xét, phê duyệt (trên hệ thống) và đồng thời để đánh giá nguyên nhân thành công hay thất bại của quá trình đàm phán. Khi giá, số lượng, ngày giao, điều kiện thanh toán…được thoả thuận, kết quả đàm phán này phải được hệ thống chuyển thành hợp đồng bán hàng chính thức (Sales Order - SO).

• Hẹn giao hàng: Đối với DN bán hàng theo đơn đặt hàng thì “hẹn giao hàng” là một tiêu chí không thể bỏ qua trong quá trình tiếp nhận SO. Có hợp đồng tất nhiên là tốt nhưng có tiếp nhận được hay không khi năng lực sản xuất có giới hạn và ngày nào có thể giao được hàng. Hệ thống ERP phải đảm bảo được chức năng này trong phân hệ bán hàng. Nó phải kết nối được với phân hệ sản xuất, tính toán nguồn lực về nhân công, máy móc, về tồn kho nguyên vật liệu, về đơn hàng đã nhận trước đó…Tất cả những yếu tố đó sẽ hỗ trợ cho DN phản hồi với khách hàng ngày giao và số lượng có thể giao. Nếu đơn hàng nhận có tính chiến lược, DN có thể điều chỉnh hẹn giao hàng của các đơn hàng khác hoặc huy động thêm nguồn lực để đáp ứng…Chức năng này là phần khá quan trọng khi triển khai hệ thống ERP. Nó giúp cho DN gia tăng thật sự giá trị của mình trên thương trường cũng như cân đối một cách tốt nhất nguồn lực hiện có.

2. Quản lý được giá bán

Giá bán là một vấn đề nhạy cảm của DN. Thông thường nó được quyết định bởi các cấp lãnh đạo trong công ty. Khi đưa hệ thống vào vận hành giá bán phải được định nghĩa trước dựa vào loại khách hàng, nơi giao hàng, mặt hàng, số lượng bán…Và hiển nhiên danh sách giá bán này phải phân quyền để đảm bảo chỉ có một số người có thể hiệu chỉnh được nó. Điều này vừa đảm bảo tính chính xác về giá bán cho người nhập liệu vừa tạo sự an tâm cho lãnh đạo khi duyệt hoá đơn bán hàng.

3. Quản lý chính sách khuyến mại, chiết khấu

Mở rộng thị phần là bài toán sống còn của DN trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu như hiện nay. Và để đạt được điều đó DN cần phải đa dạng hoá các hình thức khuyến mại, chiết khấu của mình: mua hàng tặng hàng, giảm giá, mua hàng được tích luỹ điểm…Hệ thống bán hàng ngoài việc đảm bảo khả năng quản lý đa dạng được các hình thức khuyến mại trên đồng thời còn phải cung cấp cho DN đánh giá mức độ hiệu quả của các chương trình khuyến mại thông qua việc tính toán doanh số, chi phí bỏ ra khi áp dụng chương trình. Hiệu quả đó đang tập trung ở mặt hàng nào, khách hàng nào, thị trường nào, vùng nào…

4. Kiểm tra hạn mức tín dụng chặt chẽ

Việc khống chế số nợ tối đa của mỗi khách hàng là biện pháp giảm rủi ro về tài chính mà hầu hết các DN đều áp dụng. Có một số nơi nhân viên kinh doanh bắt buộc phải gửi đơn bán hàng qua phòng kế toán kiểm tra công nợ trước rối mới được phép bán hàng. Phân hệ bán hàng phải đáp ứng chức năng này ngay khi nhân viên kinh doanh tiếp nhận đơn hàng. Việc kiểm tra công nợ phải đảm bảo tính chính xác và linh hoạt: có thể tách và gộp hạn mức tín dụng của một khách hàng có nhiều chi nhánh, đơn hàng khi vi phạm hạn mức tín dụng vẫn có thể bán được nếu có sự phê duyệt và đồng ý của BGĐ.

5. Quản lý được tình hình thực hiện hợp đồng, đơn hàng

Đây là qui trình chính của phân hệ bán hàng. Tuy nhiên nó chỉ có ý nghĩa đối với những đơn hàng dài hạn, nhiều đợt, đơn hàng xuất khẩu. Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng bao gồm: số lượng nhận, số lượng giao, số lượng đã xuất hoá đơn, tình hình sản xuất của đơn hàng…Việc theo dõi được tình trạng của SO giúp lãnh đạo có thể chủ động trong việc đôn đốc tiến độ và phản hồi một cách chính xác nhất với khách hàng.

6. Hình thức bán hàng đa dạng

Thực tế mà nói trong suốt quá trình kinh doanh, hình thức bán hàng của một DN sẽ biến đổi và phát sinh liên tục. Đây là vấn đề cần chú ý khi triển khai phân hệ này. Nếu hệ thống ERP không đa dạng, không lường trước được các tình huống xảy ra sẽ dễ dàng dẫn đến phải quản lý ngoài hệ thống. Sau đây là một số hình thức bán hàng có thể phát sinh:

• Bán hàng giao thẳng: Đây là hình thức bán hàng không qua nhập kho, hàng hoá từ nhà cung cấp sẽ được chuyển thẳng cho khách hàng.

• Bán hàng nội bộ: Phát sinh đối với một công ty có nhiều chi nhánh, nhiều công ty con khác nhau. Việc chuyển hàng hoá cho nhau phải thông qua việc xuất hoá đơn và tính doanh thu nội bộ. Đầu ra của chi nhánh này (Bán hàng) phải là đầu vào của chi nhánh khác (Mua hàng) nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác của số lượng các mặt hàng và sự cân bằng của thuế đầu vào, đầu ra.

• Bán hàng nội bộ giao thẳng: Đây cũng là hình thức bán hàng nội bộ giữa hai công ty con. Tuy nhiên sự khác biệt nằm ở chỗ công ty thứ nhất bán hàng và công ty thứ hai giao hàng trực tiếp cho khách. Đây là một hình thức bán hàng kết hợp giữa 2 hình thức vừa nêu trên

• Bán dịch vụ: Bán những mặt hàng dịch vụ, không có xuất kho.

Đối chiếu số liệu - quá trình không thể sơ sài

Điều quan trọng nhất trong việc triển khai một hệ thống ERP nói chung và phân hệ quản lý bán hàng nói riêng là phần đối chiếu số liệu. Nó quyết định tính đúng sai cũng từng phân hệ. Đây là khoảng thời gian đòi hỏi cả nhân viên phụ trách bán hàng lẫn cán bộ tư vấn triển khai phải thực hiện nghiêm túc và có trách nhiệm, đặc biệt trong giai đoạn đầu sử dụng chương trình mới sẽ xảy ra nhiều sai sót. Cần đặc biệt chú ý trong hai phần sau:

• Đối chiếu số liệu với phòng kế toán: Thông thường, số liệu bị lệch do có những đơn hàng đã xuất nhưng lại quên chưa phát hành hóa đơn (trong hệ thống). Cần kiểm tra lại lần nữa xem có những đơn hàng nào đã xuất nhưng chưa phát hành hoá đơn hay không.

• Đối chiếu số liệu với kho (thành phẩm, hàng hoá): Luôn kiểm tra số liệu thực xuất cho khách hàng từ kho với số liệu trên hệ thống.

Những yêu cầu về hệ thống cần có

Để việc triển khai ERP nói chung và phân hệ Quản lý bán hàng nói riêng phát huy được hết khả năng, việc nhắc lại những yêu cầu này sẽ là không thừa cho mỗi DN đang chuẩn bị triển khai.

1. Đối tác triển khai

Là một yếu tố quan trọng hàng đầu góp phần thành công cho dự án. Nếu kiến thức của đối tác triển khai tốt, có nhiều kinh nghiệm thì việc định hướng, lập giải pháp cho phân hệ bán hàng sẽ mang tính tổng thể và ít sai sót. Thông thường nếu đối tác triển khai đã qua nhiều dự án thì việc lường trước những tình huống đặc biệt sẽ giúp DN rất nhiều trong vấn đề đối chiếu cũng như xử lý số liệu.

2. Dữ liệu quản lý tập trung

Ngày nay các công ty hầu như có chi nhánh, mạng lưới phân phối rộng khắp. Việc quản lý số liệu tập trung có thể giúp lãnh đạo biết rõ tình hình kinh doanh từng nơi, và điều quan trọng hơn có thể dễ dàng đưa ra các chính sách khuyến mại, giá bán mang tính đồng nhất và có kiểm soát trên toàn quốc, thậm chí là quyết định điều chuyển hàng qua lại giữa các nơi để tối ưu hoá tồn kho và kinh doanh. Đối với những mặt hàng có sự thay đổi giá hàng giờ liền như: Bánh trung thu, Điện thoại di động…thì thông tin bán hàng gần như là yếu tố sống còn của DN để ra quyết định.

3. Ứng dụng online

Cuối cùng, làm sao có thể ứng dụng được những tính năng trên của phân hệ này là vấn đề của DN. Phân hệ OM chỉ phát huy tác dụng khi DN sử online trên hệ thống. Thông thường khi triển khai phân hệ này, thời gian đầu DN phải nhập đuổi số liệu nguyên nhân chính là do số tồn kho đầu kỳ có trễ nên không thể bán hàng được. Để khắc phục được tình trạng này DN cần phải lưu ý các điểm sau đây:

• Khi đưa hệ thống vào vận hành phải chuẩn bị số đầu kỳ càng nhanh càng tốt

• Nếu số đầu kỳ có trễ, phải sắp xếp nhân viên nhập đuổi số liệu trong thời gian ngắn nhất nhằm mục đích nhanh chóng đưa phân hệ OM vào vận hành chính thức.

Lời kết

Trên đây tạm thời liệt kê một số vấn đề mà DN cần quan tâm khi triển khai phân hệ OM. Tất nhiên đây chỉ là một số vấn đề cơ bản của việc bán hàng nhưng để làm tốt được nó đòi hỏi DN phải ý thức được vấn đề và nỗ lực để hoàn thành được nó. Có như vậy thì có thể hy vọng một điều hệ thống ERP nói chung và phân hệ OM nói riêng thật sự mang lại giá trị thặng dư cho DN trong quá trình kinh doanh.

Ngọc Mai - Chuyên gia tư vấn FPT-ERP

Read More

Triển khai ERP (P.2) – Quản lý mua sắm

Trong ERP, khái niệm “mua sắm” bao hàm tất cả các khoản phải mua/thuê của DN, từ việc mua các nguyên vật liệu đầu vào, mua tài sản, công cụ, dụng cụ… cũng như việc thuê/mua, vận chuyển, kho bãi, dịch vụ … đều nằm ở mảng mua sắm.

Các DN triển khai ERP thường mong muốn phân hệ quản lý mua sắm (purchasing management) sẽ giúp giảm bớt những sai sót trong việc đặt hàng, đồng thời thực hiện được đúng mục tiêu của quản lý mua sắm là “Mua đúng mặt hàng với đúng số lượng cần, đáp ứng đúng thời gian với giá cả hợp lý, chất lượng đảm bảo”.

Những tồn tại của quản lý mua sắm

Điều đầu tiên phải nhắc đến của những vấn đề tồn tại trong quản lý mua sắm là thời gian. Căn bệnh dựa vào kinh nghiệm của nhân viên mua sắm tính toán, dự trù đã khiến DN không kiểm soát được khi nào là thời điểm cần mua sắm trên thực tế. Bên cạnh đó là việc không kiểm soát được số lượng hàng đặt mua. Để biết được đúng số lượng thường đòi hỏi thông tin của nhiều bộ phận liên quan như các dự báo thị trường, các chiến dịch Marketing, khuyến mại, số lượng tồn kho thực tế, lệnh sản xuất dở dang, hàng đã đặt mua nhưng chưa nhận về kho, … thì mới tính toán được số lượng hàng cần đặt mua thêm. Không chỉ có vậy, việc kiểm soát tiến độ của các đơn đặt hàng từ việc lập đơn đặt hàng, duyệt đơn đặt hàng, đang nhận dở, nhà cung cấp đã giao hoá đơn hay chưa… Và vấn đề trùng lắp dữ liệu - vấn đề gặp phải của mọi DN áp dụng hệ thống ERP – như cùng một thông tin mua sắm do phòng quản lý mua sắm nhập, đến khi hàng về kho thì kho nhập, khi nhận hoá đơn thì kế toán lại nhập lại thông tin đó.

Mục tiêu của quản lý mua sắm trong ERP

Mục tiêu của phân hệ Quản lý mua sắm trong ERP là đáp ứng đúng mục tiêu của Quản lý mua sắm trên thực tế với 5 nguyên tắc như sau:

• Đúng mặt hàng: Đây là yêu cầu cơ bản của việc mua sắm hoá, vật tư vì nó sẽ đáp ứng đúng yêu cầu của bộ phận sản xuất, hoặc của bộ phận bán hàng.

• Đúng số lượng: Đúng số lượng đồng nghĩa với việc không mua thừa và giảm lượng tồn kho chậm luân chuyển không đáng có vì nó gây ra đọng vốn, tốn chi phí lưu kho hoặc có khi không cần sử dụng. Ngoài ra, đúng số lượng cũng có nghĩa là không mua thiếu vì nếu thiếu sẽ không đủ đáp ứng được nhu cầu, tiến độ sản xuất, bán hàng…

• Giá hợp lý – chất lượng tốt: Để có được thông tin này, nhất thiết phải đánh giá các nhà cung cấp khác nhau để dự tính được giá mua, khối lượng, thời gian giao hàng, chất lượng, các điều khoản về tài chính…

• Đúng thời gian: Đây là một tiêu chí đặc biệt quan trọng. Việc nhập hàng hóa, vật tư về đúng thời điểm (không quá sớm, không quá muộn) sẽ giảm được ngày tồn kho, kịp đáp ứng được tiến độ sản xuất, giao hàng…

• Thông tin chính xác: Giảm việc nhập các thông tin được nhập liệu nhiều lần như cùng thông tin mua sắm nhưng phòng mua sắm nhập, khi nhận hàng thì kho nhập, khi kế toán nhận hóa đơn thì cũng nhập lại thông tin đó.

Mua sắm là quy trình xuyên xuốt từ khi lập yêu cầu tới khi thanh toán

Quản lý giá mua chặt chẽ

Một quy trình mua sắm chuẩn sẽ bắt đầu khicó yêu cầu mua sắm, có thể là từ bộ phận sản xuất đang thiếu nguyên vật liệu hoặc từ bộ phận bán hàng, hay có khi là từ yêu cầu mức dự trữ của kho hàng… những yêu cầu này cần được phê duyệt và gửi sang bộ phận quản lý mua sắm. Bộ phận mua sắm căn cứ yêu cầu có thể lập các bảng hỏi giá/ thư hỏi giá trên hệ thống để gửi cho các nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp phản hồi, thông tin hỏi giá sẽ được mang sang để lập bảng báo giá của nhà cung cấp trên hệ thống. Trên cơ sở quản lý được bảng báo giá của nhiều nhà cung cấp cộng thêm hệ thống hỗ trợ phân tích, lựa chọn nhà cung cấp có giá tốt, cũng như khi mua sắm, người mua có thể tham chiếu tới bảng báo giá để biết được giá mua trên đơn hàng là có cơ sở. Trên một quy trình chuẩn như vậy sẽ giúp bộ phận mua sắm quản lý giá mua được chặt chẽ.

Ví dụ Quy trình mua sắm

Duyệt đơn hàng nhiều cấp

Việc chi tiền mua sắm luôn được quản lý một cách chặt chẽ trong mọi DN. Chính vì vậy mà rất nhiều DN đã phân cấp duyệt chi cho nhiều cấp quản lý khác nhau, từ trưởng phòng cho đến giám đốc, tổng giám đốc … tùy vào giá trị của đơn hàng. Hệ thống ERP chuẩn sẽ đáp ứng được yêu cầu này và hơn thế nữa, hệ thống có khả năng đáp ứng một cách linh động, cho phép lựa chọn nhiều cấp phê duyệt, phê duyệt theo loại hàng, theo giá trị hợp đồng… và cho phép ủy quyền phê duyệt nếu người phê duyệt không trực tiếp tiến hành.

Đánh giá chất lượng cung ứng

Bộ phận kho sẽ quản lý quá trình nhận hàng. Hàng có thể về theo một đợt hoặc theo nhiều đợt khác nhau. Từ thông tin đơn hàng đã có, bộ phận kho có thể biết được dự kiến những lô hàng sắp về để chủ động chuẩn bị kho bãi nhận hàng. Khi hàng về, thông tin về hàng nhận từ phân hệ mua sắm chuyển sang kho giúp người nhận hàng đối chiếu được PO và hàng nhận, cũng như không phải nhập liệu lại thông tin về mặt hàng. Một vấn đề cần lưu tâm là việc kiểm tra chất lượng hàng mua. Với chức năng này của hệ thống, DN có thể đánh giá được chất lượng cung ứng của các nhà cung cấp.

Kiểm tra chéo giữa kế toán, kho và bộ phận mua sắm

Khi nhận hóa đơn của nhà cung cấp, bộ phận kế toán phải trả cũng nhận được thông tin về đơn hàng, về phiếu nhập kho để đối chiếu ngay hóa đơn và đơn hàng, phiếu nhập ngay trên hệ thống. Với việc kiểm tra chéo này sẽ giúp việc quản lý thanh toán được chặt chẽ, đảm bảo không xác nhận thanh toán thừa (số lượng, giá trị), thanh toán sai với đơn hàng, phiếu nhập.

Quản lý tiến độ đơn hàng

Phân hệ quản lý mua sắm cung cấp thông tin cho các phân hệ làm tiếp theo sau nó và ngược lại phân hệ này cũng nhận được thông tin của những phân hệ làm tiếp theo sau đó. Vì vậy, khi kho nhận hàng, bộ phận mua sắm biết được tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, chất lượng hàng cũng như biết được nhà cung cấp đã giao hóa đơn hay chưa nhờ số liệu của kế toán phải trả. Thế nên, ở mọi thời điểm, phòng mua sắm hay các bộ phận yêu cầu mua sắm đều biết được tiến độ đơn hàng của mình.

Quản lý hạn mức mua sắm và các dự chi trong tương lai

Lãnh đạo DN có thể khống chế việc chi tiêu không chỉ bằng các văn bản pháp lý thông thường mà các hệ thống ERP còn đáp ứng được yêu cầu này thông qua việc giao ngân sách cho từng khoản mục chi. Bất kì khoản mục chi nào bị kiểm soát ngân sách thì hệ thống sẽ không cho phép cập nhật giao dịch liên quan đến khoản mục chi đó nếu khoản mục đó vượt ngân sách cho phép. Tùy theo mức độ kiểm soát, hệ thống sẽ cảnh báo hoặc từ chối cập nhật giao dịch cho đến khi các hạn mức ngân sách được điều chỉnh.

Song song với yêu cầu trên thì yêu cầu kiểm soát kế hoạch tài chính của DN cũng rất được quan tâm. Thông qua cơ chế tự động phát sinh các bút toán dự chi khi thực hiện các giao dịch mua sắm hóa dịch vụ, DN có thể dự báo trong tương lai các khoản phải chi đã cam kết (thông qua điều khoản thanh toán khi mua sắm) sẽ chủ động về kế hoạch thanh toán hay nói khác đi là dự báo được kế hoạch nguồn vốn để chủ động sản xuất kinh doanh.

Hỗ trợ nhiều hình thức mua khác nhau

Hệ thống ERP chuẩn sẽ hỗ trợ nhiều hình thức mua sắm khác nhau của DN, ký kết hợp đồng khung và mua nhiều lần… Bên cạnh đó, hệ thống cần quản lý được nhà cung cấp với nhiều thông tin và theo đa dạng cấp như một tập đoàn với nhiều công ty con, nhiều chi nhánh. Trong xu hướng hội nhập hiện nay, hệ thống cần hỗ trợ đa tiền tệ trong giao dịch.

Những điểm lưu ý khi triển khai thực tế

Không nên làm tắt quy trình

Theo thói quen hoặc trong những điều kiện cần gấp của sản xuất, có thể khi mua sắm, các doanh nghiệp thường nhận hàng trước và lập Đơn hàng sau, thậm chí có khi hàng nhận về kho rồi, đã đưa vào trong sản xuất nhưng Đơn hàng thì chưa lập. Tình huống này dẫn đến việc doanh nghiệp không thể quản lý được việc mua sắm và hàng tồn kho của mình và đương nhiên ERP cũng không kiểm soát được quy trình như thế.

Ghi nhận hàng về kho ngay

Thông thường kế toán phải đợi có đủ bộ chứng từ gồm đơn hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn thì mới ghi nhận hàng nhập kho vào hệ thống. Cách làm như vậy chỉ phù hợp quản lý thủ công vì giúp dễ đối chiếu giữa hàng nhận và hóa đơn, tuy nhiên sẽ không thể hiện được đúng số liệu tồn kho của doanh nghiệp. Khi sử dụng ERP, điều này phải thay đổi hoàn toàn, bất kể có hóa đơn hay chưa thì ngay khi nhận hàng, giao dịch này phải được ghi nhận vào hệ thống để thể hiện tồn kho theo thời gian thực. Hóa đơn về sau sẽ được ghi nhận sau và hệ thống hỗ trợ việc đối chiếu. Lúc này doanh nghiệp quản lý được đâu là hàng nhập kho đã có hóa đơn, đâu là hàng nhập kho chưa có hóa đơn.

Vấn đề liên thông dữ liệu

Thông tin của mua sắm sẽ làm cơ sở cho các nghiệp vụ tiếp theo sau ban đầu cũng gây lo lắng cho người sử dụng vì thói quen tự mình nhập lấy phần dữ liệu của mình thì cảm thấy chắc chắn hơn và sau đó mua sắm, kho, kế toán sẽ có bước cùng đối chiếu lại thì mới phát hiện ra sai sót. Thực tế, nhà tư vấn phải giải thích cho khách hàng biết rằng một người nhập và những người khác sử dụng lại không phải là không có sự kiểm soát, mà sự kiểm soát, đối chiếu đó diễn ra liên tục mỗi khi người phía sau làm tiếp quy trình của người phía trước, vì vậy sai sót được phát hiện kịp thời hơn mà không phải chờ đến cuối kỳ các bên liên quan mới cùng ngồi lại đối chiếu, vừa mất thời gian và công sức mà trong kỳ thì không thể có số liệu chính xác có thể tin được.

Nhìn nhận quy trình phê duyệt theo thực tế

Quy trình phê duyệt yêu cầu mua sắm, đơn hàng phải linh động và hợp lý với điều kiện thực tế của doanh nghiệp bởi vì hệ thống quản lý quá trình này rất chặt chẽ nên trong thực tế triển khai nếu doanh nghiệp chưa thực sự sẵn sàng và tuân thủ theo quy trình phê duyệt đa cấp thì cần tổ chức một quy trình phê duyệt trên hệ thống đơn giản và hợp lý với nguồn lực của doanh nghiệp. Nếu không chú ý vấn đề này khi triển khai thì chính quy trình phê duyệt làm ngưng trệ cả quy trình do các bước sau muốn thực hiện thì bước trước phải được phê duyệt nhưng do hạn chế về cơ sở hạ tầng thông tin cũng như nguồn lực mà không thể thực hiện quá trình phê duyệt một cách nhịp nhàng và đáp ứng tính tức thời của nghiệp vụ.

Lời kết

Triển khai ERP nói chung và triển khai phân hệ quản lý mua sắm nói riêng không chỉ đòi hỏi nhà tư vấn triển khai phải chỉ ra được những bất cập của cách làm hiện tại, đưa giải pháp thực hiện và chỉ ra được giải pháp đó mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp để doanh nghiệp chấp nhận sự thay đổi theo quy trình mới thì lúc đó doanh nghiệp mới thật sự khai thác hết được khả năng của ERP.

Ngọc Mai - Chuyên gia tư vấn FPT-ERP

Read More

Triển khai ERP (P.1) – Kế toán Tài chính

Nhiều DN hiện nay đã ứng dụng phần mềm kế toán vào quản lý. Tuy nhiên, việc ứng dụng này về bản chất là “Tin học hóa” hệ thống kế toán thủ công trước kia. Mặc dù vậy, phần mềm kế toán tài chính vẫn đem lại rất nhiều hiệu quả cho người làm kế toán.

Phải chăng khi triển khai một hệ thống ERP, chỉ cần quan tâm đến những bộ phận chưa được tin học hóa như Bán hàng, Mua hàng, Sản xuất, Nhân sự… còn với kế toán, chỉ cần “bê nguyên” phần mềm kế toán và chuyển sang phân hệ kế toán tài chính của hệ thống ERP mới là được?

Tư duy kế toán máy

Cảng Hải Phòng, một đơn vị tiên phong trong việc triển khai hệ thống ERP, đã mất hơn một năm trong việc xây dựng lại hệ thống kế toán tài chính trong quá trình triển khai. Giống như nhiều DN Nhà nước khác, Cảng Hải Phòng sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, và yêu cầu của phòng kế toán đối với đơn vị triển khai ERP là làm thế nào tin học hóa hình thức Nhật ký chứng từ đang sử dụng, từ việc xây dựng kế toán đồ với những Tài khoản đã được quy định bởi Bộ Tài chính, các đơn vị hạch toán phụ thuộc sử dụng các tiểu khoản chi tiết để ghi nhận… cho đến các báo cáo đầu ra cũng giống như quy định. Những yêu cầu thuộc nhóm “Tin học hóa kế toán thủ công” đã một phần làm chậm tiến độ triển khai hệ thống, làm mất nhiều chi phí hơn cho chính Cảng Hải Phòng.

Vấn đề đầu tiên chính là cách tư duy. Triển khai ERP không có nghĩa là tin học hóa cái sẵn có của DN. Việc tin học hóa cái sẵn có của DN là tư duy của việc xây dựng phần mềm (còn gọi là lập trình phần mềm cho DN). Việc triển khai ERP là chấp nhận thay đổi theo hệ thống mới hoàn thiện hơn.

Ví dụ về hệ thống tài khoản. Hệ thống Tài khoản được Bộ Tài chính đã quy định sẵn. Khi phát sinh thêm các khoản mục quản lý, nhân viên kế toán thường mở thêm tiểu khoản chi tiết để theo dõi. Điều này sẽ gây bất lợi cho việc quản lý khi muốn theo dõi phát sinh theo những góc nhìn khác. Tuy nhiên, cấu trúc một tài khoản trong hệ thống ERP không chỉ bao gồm các phân đoạn (segment) dành cho tài khoản được Bộ Tài chính quy định, mà còn nhiều phân đoạn khác như lĩnh vực kinh doanh, đơn vị kinh doanh, vùng địa lý hoạt động… tùy vào nhu cầu quản lý của DN. DN có thể định nghĩa bao nhiều phân đoạn tùy vào nhu cầu quản lý của mình. Như vậy, cấu trúc đoạn của một tài khoản trong hệ thống ERP có thể là: XX-XX-1111-XX-XX-000000. Trong đó, 2 ký tự đầu được dành cho lĩnh vực kinh doanh, 2 ký tự tiếp theo dành cho mã chi nhánh, 1111 là tài khoản tiền mặt, 2 ký tự tiếp theo dành cho loại hàng hóa…

Trước khi triển khai ERP, để quản lý các đơn vị hạch toán phụ thuộc, công ty HPT thường mở thêm các tiểu khoản để quản lý chi tiết. Tuy nhiên, khi triển khai hệ thống ERP, HPT đã coi các đơn vị này như các đơn vị hạch toán độc lập và thay vì việc mở tiểu khoản chi tiết, HPT đã tạo phân đoạn quy định mã đơn vị hạch toán để kiểm soát.

Chuyển đổi cách làm trong kế toán không phải là công việc dễ dàng đối với những người làm kế toán trong DN. Ngay từ trong những thao tác rất bình thường như việc định khoản. Với hệ thống ERP, công việc định khoản được thực hiện tự động và số liệu cũng chuyển từ các phân hệ khác sang. Như vậy, công việc của nhân viên kế toán đã chuyển từ thao tác sang kiểm soát.

Tài khoản trung gian

Tài khoản trung gian là khái niệm rất thường gặp trong khi triển khai ERP. Hệ thống ERP áp dụng tài khoản trung gian để kết nối số liệu giữa các phân hệ, nhằm đảm bảo tính quy trình của hệ thống. Việc thực hiện hạch toán qua tài khoản trung gian có thể sẽ làm tăng khối lượng công việc của kế toán viên lên, bù lại, các báo cáo quản lý lại có số liệu hết sức chi tiết.

Tư vấn triển khai

Một vấn đề lặp đi lặp lại đối với các dự án thất bại khi triển khai chính là năng lực của đơn vị triển khai. Cán bộ tư vấn triển khai ERP không chỉ hiểu về hệ thống mà cần hiểu về nghiệp vụ cần thiết. Ví dụ, khi triển khai kế toán, cần hiểu rất rõ về những kiến thức kế toán, thậm chí từ việc xây dựng kế toán đồ cho đến hạch toán chi tiết các bút toán, xây dựng những báo cáo tài chính… Không chỉ có vậy, cán bộ tư vấn triển khai trong mảng kế toán cần luôn luôn cập nhật những thay đổi của Bộ Tài chính với chế độ kế toán hiện hành. Trong quá trình Bộ Tài chính đang chuẩn hóa hệ thống kế toán hiện nay, việc ban hành những chuẩn mực kế toán mới sẽ gây ra sự thay đổi rất nhiều với việc triển khai ERP. Vì vậy, nếu không nắm được những thay đổi này, hệ thống sẽ không thể phục vụ những yêu cầu tác nghiệp của DN.

Một yêu cầu bắt buộc đối với những cán bộ tư vấn triển khai là kiến thức về nghiệp vụ và kiến thức về sản phẩm ERP phải ngang nhau. Nếu chỉ nắm một trong hai cái thì sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc triển khai ERP cho DN. Thậm chí, DN cần đòi hỏi đơn vị triển khai phải cung cấp nguồn lực triển khai lớn và có trình độ đồng đều. Điều đó sẽ đảm bảo một phần thành công của việc triển khai ERP.

Nói tóm lại, để triển khai thành công ERP vào trong DN, mà ngay bước đầu tiên là kế toán tài chính – phần cốt lõi của ERP – DN rất cần nhận thức rõ sự thay đổi và có quyết tâm thay đổi những nhận thức của mình. Ngoài ra, các nhà tư vấn triển khai cũng cần có năng lực triển khai để cùng DN đi tới thành công.

Bảng tóm tắt một số vấn đề về kế toán tài chính khi triển khai ERP

STT	Một số vấn đề chính	Hệ thống ERP
1	Hình thức kế toán	Phù hợp nhiều hơn với hình thức Nhật Ký Chung và Chứng từ Ghi sổ
2	Hệ thống tài khoản	Cấu trúc tài khoản gồm nhiều phân đoạn để tổng hợp, phân tích số liệu, không đơn giản chỉ là các TK do Nhà nước quy định và mở các tiểu khoản
3	Hạch toán	Việc hạch toán được thực hiện tự động. Sử dụng sổ phụ và tài khoản trung gian để đảm bảo tính liên thông giữa các phân hệ trong ERP. Các đơn vị hạch toán phụ thuộc được coi như hạch toán độc lậpbằng việc mở phân đoạn quản lý các chi nhánh
4	Báo cáo, biểu mẫu	Bên cạnh những báo cáo, biểu mẫu bắt buộc của Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính, các báo cáo, biểu mẫu nên được xây dựng lại theo hình thức quản lý mới, không nhất thiết phải theo các biểu mẫu của hình thức hạch toán thủ công trước kia.

Ngọc Mai- Chuyên gia tư vấn FPT-ERP

Read More

Tạo trò chơi ô chữ bằng PowerPoint:

Trò chơi ô chữ là một hình thức rèn luyện kiến thức vừa chơi vừa học khá thú vị cho học sinh, nếu không có các phần mềm chuyên dụng (như Violet hay Hotpotatoes) các thầy cô vẫn có thể thiết kế bằng PowerPoint2003 khá dễ dàng.

1. Phác hoạ trước hình dạng của mẩu ô chữ: đếm số dòng và số cột tạo thành bảng chứa ô chữ đó. Ví dụ để tạo ô chữ như (hình A.1) gồm 2 từ khoá : LINUS (dọc) và VISTA (ngang) thì phải tạo một Table 5 dòng x 5 cột.

Hình A.1: Phác hoạ mẫu ô chữ sẽ thiết kế

2. Khởi động PowerPoint > vào Insert > Table để chèn vào một Table 5 dòng x 5 cột.

3. Điều chỉnh kích thước sao cho Table trở thành một hình vuông.

4. Phủ khối chọn các ô không chứa từ khoá để tiến hành thao tác bỏ viền khung cho các ô đó.

- Nhấp phải chuột vào các ô cần bỏ viền khung, chọnBorders and Fill (xem hình A.2).

Hình A.2: Thao tác bỏ viền khung

- Trên thẻ Borders lần lượt bỏ đi các viền khung tuỳ biến bằng cách nhấp chọn vào các nút đường viền tương ứng (xem hình A.3).

Hình A.3: Thao tác trên thẻ Borders

* Chú ý: Thao tác này phụ thuộc vào vị trí của từ khoá nằm trên bảng.

- Tiến hành loại bỏ các viền khung với phương pháp tương tự đến khi Table ban đầu chỉ còn lại các ô ứng với ô chữ do các từ khoá tạo thành (xem hình A.4).

Hình A.4: Table sau khi đã xử lý

5. Tiến hành tạo nội dung cho các từ khoá (ví dụ ở đây là LINUS & VISTA) bằng cách tận dụng chức năng WordArt trong PowerPoint.

- Nên tạo riêng từng âm của từ khoá để có thể dễ dàng điều chỉnh kích thước cho phù hợp với ô đã thiết kế.

- Đặt từng âm vào đúng từng vị trí trong ô chữ.

- Sử dụng kỹ thuật Group các âm lại thành một từ khối thống nhất để tiện việc di chuyển (xem hình A.5)

Hình A.5: Nhóm các từ khoá vào đúng vị trí trên ô chữ

* Chú ý: Tại các chổ giao nhau của hai từ khoá ta phải thiết kế chữ đó lại hai lần, ví dụ ở đây đối với chữ “I” tôi phải thiết kế lại hai lần, sau đó đặt chúng chồng khớp lên nhau.

6. Tiếp theo tiến hành thiết kế nội dung các gợi ý và các nút lệnh tương ứng (ví dụ ở đây tôi thiết kế 2 nút lệnh cho một câu hỏi: nút gợi ý và nút đáp án) với thứ tự của từ khoá bằng cách dùng các Textbox và AutoShapes.

7. Hoàn chỉnh xong vị trí phù hợp cho các đối tượng trên Slide trình diễn ta bắt đầu thiết kế hiệu ứng cho các nút lệnh.

* Tạo hiệu ứng cho nút gợi ý:

1. Nhấp phải chuột vào nút gợi ý “?” của câu một chọn Custom Animation.

2. Chọn một hiệu ứng tuỳ biến cho nút (ở đây tôi chọn Exit > Blinds), xem hình A.6.

Hình A.6: Tạo hiệu ứng cho nút gợi ý

* Chú ý: Thao tác chọn hiệu ứng là tuỳ biến, tuy nhiên khuyến khích chọn ở mục Exit để các nút lệnh được chọn sẽ biến mất sau đó tránh cho ta nhầm lẫn khi thao tác.

3. Rê chuột vào hiệu ứng vừa mới tạo (ở phía của sổ bên phải) để làm xuất hiện tên cụ thể tương ứng, ví dụ ở đây là Rectangle 14: ? (xem hình A.7)

Hình A.7: Quan sát kỹ và nhớ tên hiệu ứng đã thiết lập

4. Nhấp phải chuột vào tên hiệu ứng này chọn Effect Options.

5. Ở thẻ Effect có thể thiết lập âm thanh cho hiệu ứng.

6. Nhấp thẻ Timing > Triggers > Start Effect on click of > chọn tính năng có tên trùng với hiệu ứng thiết lập ban đầu cho nút lệnh (Rectangle 14: ?), xem hình A.8.

Hình A.8: Thao tác trên thẻ Timing

7. Nhấp chọn TextBox chứa nội dung gợi ý của câu hỏi thứ nhất và cũng tạo cho đối tượng này một hiệu ứng tuỳ biến, ví dụ Entrance > Checker Board (có tên là Shape 71).

8. Nhấp phải chuột vào tên hiệu ứng này và chọn Start With Previous (xem hình A.9).

Hình A.9: Thiết lập hiệu ứng cho TextBox gợi ý

9. Tiếp theo ấn giữ trái chuột vào tên hiệu ứng Shape 71 và kéo thả xuống dưới sao cho hiệu ứng này phải có vị trí nằm phía dưới hiệu ứng của nút “?” đã thiết lập ban đầu (xem hình A.10)

Hình A.10: Thao tác kéo thả thay đổi vị trí

* Chú ý: Cả hai hiệu ứng lúc này đều phải nằm dưới mụcTrigger: Rectangle 14: ?

* Tạo hiệu ứng cho nút đáp án:

1. Việc tạo hiệu ứng cho nút đáp án của câu hỏi một cũng tiến hành các bước tương tự như khi thiết lập với nút gợi ý “?”: tạo hiệu ứng tuỳ biến cho nút nhấp đáp án, tạo hiệu ứng cho từ khoá đáp án xuất hiện (chữ WordArt).

2. Điểm khác nhau ở đây là phải tạo thêm một hiệu ứng thứ ba có vị trí nằm sau hiệu ứng xuất hiện của dòng từ khoá WordArt đáp án, hiệu ứng này có tác dụng khi từ khoá đáp án xuất hiện trên Slide trình diễn cũng là lúc TextBox chứa gợi ý sẽ biến mất (nếu không thiết lập khi chạy tiếp gợi ý của câu hỏi thứ hai sẽ xảy ra hiện tượng chồng chéo: nhiều TextBox gợi ý sẽ xuất hiện đan xen vào nhau trên cùng Slide trình diễn).

3. Nhấp chọn TextBox gợi ý của câu hỏi thứ nhất và thiết lập một hiệu ứng biến mất (Exit) tuỳ biến, nhấp phải vào hiệu ứng vừa tạo chọn Start with Previous.

4. Tiến hành thao tác dùng chuột nắm và kéo thả hiệu ứng này xuống vị trí dưới cùng (vị trí thứ ba) chung nhóm với hai hiệu ứng đã thiết lập cho nút đáp án (hình A.11).

Hình A.11: Thao tác kéo thả thay đổi vị trí

--> Mô tả hoạt động: Khi nhấp chuột vào nút giải đáp thì từ khoá đáp án của câu hỏi một là VISTA sẽ xuất hiện; đồng thời lúc này TextBox chứa nội dung gợi ý của câu cũng sẽ biến mất: để lại giao diện nền trắng cho nội dung gợi ý câu số 2 xuất hiện sau đó.

* Chú ý: Tất cả các thao tác thiết lập hiệu ứng sẽ nằm theo một thứ tự nhất định (tạo trước nằm phía trên, tạo sau nằm phía dưới); có thể điều chỉnh bằng cách kéo thả.

- Tiếp tục tương tự như vậy ta lần lượt thiết kế hiệu ứng cho các nút lệnh của từ khoá thứ hai, ba, tư.... n của ô chữ.

8. Tiến hành thiết kế lại giao diện Slide trình diễn sau khi hoàn tất các thiết kế cần thiết cho ô chữ chính .

--> Chú ý: Như ví dụ gợi ý trên thì trung bình với một từ khoá ta phải thiết kế một cặp nút lệnh và 5 hiệu ứng đi kèm (hai cho nút gợi ý và 3 cho nút đáp án). Dựa vào nền tảng của mẫu thiết kế này ta có thể dễ dàng làm được những mẫu ô chữ độc đáo khác trong PowerPoint.

Read More

Triển khai hệ thống quản lý bán hàng bằng software

Để triển khai 1 hệ thống quản lý bán hàng bằng phần mềm:
Để triển khai một hệ thống quản lý bán hàng bằng phần mềm:
Trước hết phải xem xét các yêu cầu của hệ thông quản lý bán hàng (HT QLBH) của doanh nghiệp:

Các bước triển khai :

Bước chuẩn bị:

• Đánh giá thực trạng về quản lý bán hàng hiện tại của doanh nghiệp;
• Xác định mục tiêu của hệ thống quản lý
• Đào tạo nâng cao nhận thức về khách hàng và vai trò của HT QLBH đối với việc phát triển lâu dài của tổ chức trong toàn công ty;
• Tìm hiểu, xác định và phân tích năng lực nội bộ cũng như những cơ hội, thách thức trong quá trình xây dựng mối quan hệ lâu dài và có lợi với khách hàng;
• Xây dựng phương pháp thu thập, phân tích, xử lý và chia sẻ thông tin khách hàng phục vụ việc ra quyết định quản lý;
• Thiết lập chương trình thu hút, xây dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với những khách hàng chiến lược;
• Xây dựng các quy trình, quy tắc và hướng dẫn nhằm từng bước tạo dựng chuẩn bán hàng trong toàn tổ chức;
• Xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu quả Bán hàng và phương án cải tiến.

Bước triển khai:

• Tổ chức lại hệ thống quản lý bán hàng
• Lên sơ đồ dữ liệu
• Sơ đồ hóa các quy trình – chuẩn hóa các quy trình nếu có khả năng
• Xây dựng hệ thống mẫu biểu, báo cáo.
• Chuẩn hóa các tiêu chuẩn kiểm soát
• Coding hoặc customize các module
• Triển khai áp dụng song song 2 hệ thống
• Nghiệm thu , bàn giao

Yêu cầu của quản lý bán hàng

Bên cạnh những khả năng cơ bản của việc quản lý bán hàng, DN cần chú ý đến những tính năng sau (đặc biệt đối với bán hàng Công nghiệp (B2B)):

1.Quản lý quá trình thương thảo
Quản lý quá trình thương thảo đầy đủ sẽ bao gồm việc quản lý quá trình từ đàm phán cho đến hẹn giao hàng.
Đàm phán: Theo dõi quá trình đàm phán với khách hàng. Hệ thống phải cho phép ghi nhận được nội dung của các lần đàm phán và cho phép theo dõi cả quá trình. Đây là cơ sở để lãnh đạo xem xét, phê duyệt (trên hệ thống) đồng thời đánh giá nguyên nhân thành công hay thất bại của quá trình đàm phán. Khi giá, số lượng, ngày giao, điều kiện thanh toán ... được thoả thuận, kết quả đàm phán này phải được hệ thống chuyển thành hợp đồng bán hàng chính thức (Sales Order - SO).
Hẹn giao hàng: Đối với DN bán hàng theo đơn đặt hàng thì "hẹn giao hàng" là một mục tiêu quan trọng thể hiện việc có tiếp nhận đơn hàng được hay không sau khi đã cân đối với khả năng hiện có. Để đảm bảo được chức năng này, hệ thống HT QLBH phải kết nối được với phân hệ sản xuất, tính toán nguồn lực về nhân công, máy móc, về tồn kho nguyên vật liệu, về đơn hàng đã nhận trước đó ... Hỗ trợ DN thông tin phản hồi với khách hàng ngày giao và số lượng có thể giao. Nếu đơn hàng mang tính chiến lược, DN có thể điều chỉnh lịch hẹn của các đơn hàng khác hoặc huy động thêm nguồn lực để đáp ứng ...

2.Quản lý giá bán
Giá bán là một vấn đề nhạy cảm của DN. Khi đưa hệ thống vào vận hành, giá bạn cần được định nghĩa trước dựa vào loại khách hàng, nơi giao hàng, mặt hàng, số lượng bán ... Danh sách "giá" này cần được phân quyền để đảm bảo được chỉ một số người có thể hiệu chỉnh được nó. Điều này vừa đảm bảo được tính chính xác về giá bán cho người nhập liệu vừa tạo sự an tâm cho lãnh đạo khi duyệt hoá đơn bán hàng.

3.Quản lý chính sách khuyến mại, chiết khấu
Để đạt được mục tiêu mở rộng thị phần, DN thường phải đa dạng hóa các hình thức khuyến mại, chiết khấu. Hệ thống bán hàng ngoài việc đảm bảo khả năng quản lý đa dạng các hình thức khuyến mại, phải đồng thời cung cấp cho DN thông tin hiệu quả của các chương trình khuyến mại thông qua việc tính doanh số, chi phí bỏ ra khi triển khai chương trình. Hiệu quả đó thấy rõ cho mặt hàng nào, khách hàng nào, thị trường nào, vùng nào ...

4.Quản lý khoản phải thu:
Việc khống chế số nợ tối đa với mỗi khách hàng là một trong những biện pháp giảm thiểu rủi ro tài chính thường áp dụng. Một số nơi, nhân viên kinh doanh bắt buộc phải gửi đơn bán hàng qua phòng kế toán công nợ trước rồi mới được phép bán hàng. Phân hệ bán hàng phải đáp ứng được chức năng này ngay khi nhân viên kinh doanh tiếp nhận đơn hàng. Việc kiểm tra công nợ phải đảm bảo tính chính xác và linh hoạt (có thể tách và gộp hạn mức tín dụng của một khách hàng có nhiều chi nhánh; đơn hàng khi vi phạm hạn mức tín dụng vẫn có thể được bán nếu có sự phê duyệt của lãnh đạo có thẩm quyền).

5.Quản lý thực hiện hợp đồng, đơn hàng
Đây là chức năng chính của phân hệ bán hàng. Tuy nhiên, nó chỉ có ý nghĩa đối với nhưng đơn hàng dài hạn, nhiều đợt, đơn hàng xuất khẩu. Theo dõi tình hhình thực hiện hợp đồng bao gồm: số lượng nhận, số lượng giao, số lượng đã xuất theo hóa đơn, tình hình sản xuất của đơn hàng ... Việc theo dõi được tình trạng của SO giúp lãnh đạo chủ động trong việc đôn đốc tiến độ và phản hồi một cách chính xác nhất với khách hàng.

6.Đa dạng hình thức bán hàng
Thực tế, hình thức bán hàng của một DN sẽ thay đổi và phát sinh liên tục trong quá trình kinh doanh. Đây là vấn đề cần chú ý khi triển khai phân hệ này. Nếu hệ thống HT QLBH không đa dạng, không lường trước được các tình huống xảy ra sẽ dễ dẫn đến phải quản lý ngoài hệ thống. Có một số hình thức bán hàng phải tính đến: giao thẳng; bán hàng nội bộ (giữa các công ty có nhiều chi nhánh, nhiều công ty con); bán hàng nội bộ giao thẳng (là sự kết hợp của hai hình thức trên); bán dịch vụ.

Qui trình bán hàng rất khó chuẩn thường là mỗi DN sẽ khác nhau vì thế khỏi mất công tìm kiếm. Có thể tham khảo qui trình sau nhé:

- Tạo đơn bán hàng
- Xác nhận đơn hàng (kiểm tra tồn kho/tín dụng)
- Chuẩn bị giao hàng (soạn hàng)
- Giao hàng, xác nhận giao hàng
- Phát hành hóa đơn
- Theo dõi và thu hồi công nợ


Lợi ích của Quản lý bán hàng:

• Bán được nhiều hàng hóa, dịch vụ với chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất
• Có quan hệ tốt với khách,mở rộng khách hàng, chăm sóc các khách hàng tiềm năng(một phần của CRM).
• Kiểm soát được tín dụng của khách hàng, giảm thiểu các khoản quá hạn, các khoản khó đòi
• Có chính sách bán hàng, các thỏa thuận bán hàng hợp lý với từng nhóm khách hàng
• Giảm thiểu thời gian bán hàng
• Dự đoán được lượng hàng hóa sẽ bán; dự báo được lượng tiền thu vào

Các quy trình cần thực hiện trong Quản lý bán hàng:

• Quản lý chính sách giá, chiết khấu, hoa hồng.
• Quản lý đơn mua hàng
• Quản lý việc xuất hóa đơn, phiếu giao hàng.
• Quản lý các dịch vụ chuyên chở hàng hóa
• Quản lý hàng trả lại

Các chỉ tiêu đánh giá một hệ thống Quản lý bán hàng tốt:

• Tổng lượng hàng hóa tiêu thụ
• Tổng thời gian và chi phí để bán hết hàng
• Số lượng các POS
• Thời gian thực hiện một đơn đặt hàng

Read More

Khôi phục phần mềm chạy file .exe sau khi lỡ gán file .exe chạy mặc định bằng một phần mềm khác

Đây là trường hợp mình gặp cuối tháng trước. Chuẩn bị đi Đà Nẵng nên bận ko post đc, đến khi về thì lại lo vụ SMS nên giờ mới post chia sẻ cho các bạn.
Nhỏ bạn hàng xóm cài Windows 7, dùng IDM load cái Flash Player 10 (file .exe) về để chạy Flash.
Sau khi dùng IDM tải về, nó bấm Open With chứ ko nháy đúp để install luôn. Và sau khi Open With thì hộp thoại Open With mở ra, nàng tay nhanh tay Enter. Cú Enter đó trùng luôn với ứng dụng Media Center đã được để default sẵn.
Và thế là, tất cả các file .exe đều mặc định được Media Center của Windows khởi chạy. Bạn cài đặt hay chạy bất cứ chương trình nào có đuôi .exe đều sẽ bật Media Center lên.
Kết quả: 100% phần mềm trong máy tê liệt, thậm chí cả các chương trình của Windows như Regedit, msconfig, ...
Vụ này là hơi bị ngoài tầm với vì chưa gặp vụ nào như thế, mà mọi thứ trong regedit lẫn msconfig lẫn một loạt chương trình của Windows đều không thể chạy được .
Google thôi .
Sau 30' tìm kiếm với đủ loại Keyword cuối cùng tớ cũng tìm ra được.
Đây là hướng dẫn:

Khi bạn sử dụng hộp thoại Open With để mở một file .exe với một chương trình khác, các thiết lập được lưu trong Registry theo khóa sau:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Windows \ CurrentVersion \ Explorer \ FileExts \ .exe \ UserChoice

Tại đây có một giá trị là Progid ở khung bên phải của Regedit. Progid chứa các dữ liệu về các ứng dụng cho định dạng file .exe hoặc các định danh chương trình cho các loại file khác (như txt, jpg, jpeg, ...)

Sự cố của nhỏ bạn tớ ở trên đây chính là việc nó đã set default cho phép Media Center là chương trình chạy các file .exe, nghĩa là Progid của đuôi .exe được gán cho Media Center.
Nhiệm vụ của chúng ta là phải hủy cái default này đi, chuyển nó về thuộc tính "người dùng lựa chọn" là trống, không có set default cái gì cả.
Cũng đơn giản thôi.
Bạn chỉ tải file fix_exe_application.rar ở phần đính kèm dưới đây, giải nén ra để có file fix_exe_application.reg và chạy nó (rất may là file .reg chưa bị thay đổi chương trình chạy mặc định).
Bạn cũng có thể thay đổi cái .exe trong file .reg bạn tải xuống thành định dạng khác nếu gặp lỗi với các định dạng file khác.
Ví dụ bạn gặp lỗi với .txt, bạn tải file đính kèm về, giải nén, dùng Notepad mở cái fix_exe_application.reg và sửa .exe thành .txt. Ví dụ thế.
Chúc các bạn thành công và có copy đi đâu thì làm ơn để lại cái nguồn nhé

Link download

Read More

Cách chữa bệnh chóng mặt

Chóng mặt là một trong những triệu chứng của rối loạn tiền đình ngoại biên. Nhân viên văn phòng dễ mắc bệnh này. Làm sao để khắc phục?

Tiền đình, nằm ở hai bên phía sau ốc tai, là một hệ thống có vài trò duy trì tư thế, dáng bộ, phối hợp cử động mắt, đầu và thân mình.

Rối loạn tiền đình ngoại biên do tổn thương tai trong hoặc dây thần kinh tiền đình. Rối loạn tiền đình trung ương do tổn thương nhân tiền đình hay các đường liên hệ của các dây thần kinh ở não, tiểu não. Trong bài này, chúng tôi chỉ đề cập chứng chóng mặt, thường xuất hiện ở rối loạn tiền đình ngoại biên.

Chóng mặt là cảm nhận do ảo giác xuất phát từ thay đổi hệ thống thăng bằng của cơ thể. Thần kinh cao cấp tiếp nhận và điều chỉnh thăng bằng cơ thể trong không gian.

Tham gia quá trình này gồm có mắt, thần kinh tiền đình ốc tai, vỏ tiểu não và cảm nhận bản thể của chân khi đứng. Sự thay đổi không đồng bộ làm rối loạn chuỗi sinh hoá thể dịch thần kinh.

Chóng mặt làm cho người bênh có cảm giác mọi vật xung quanh quay tròn hoặc bản thân bị xoay. Cơn chóng mặt nhẹ kéo dài 15 - 20 giây, cơ thể sớm thích nghi. Cơn nặng kéo dài nhiều giờ, gây nôn, giảm thính lực, đau đầu, mệt mỏi…

Trẻ em có hệ thần kinh chưa hoàn chỉnh và phụ nữ mắc chứng này cao gấp đôi nam giới. Một số thống kê cho thấy phụ nữ trong giai đoạn có chu kỳ kinh nguyệt dễ chóng mặt hơn. Phải chăng quá trình thay đổi về nội tiết làm tăng sự nhạy cảm ở phụ nữ?

Những cách giúp hạn chế cơn chóng mặt

1. Phòng chống các kích thích gây chóng mặt: Dùng thuốc chống nôn trước khi đi tàu xe khoảng 15 phút. Chọn chỗ ngồi phía trước sẽ êm hơn, bạn cũng dễ nhìn cảnh vật để quên đi sự khó chịu. Không ăn quá no hoặc để quá đói.

Nếu hệ thống thăng bằng dễ bị kích thích, bạn nên thận trọng khi tham gia trò chơi làm thay đổi tư thế cơ thể như: tàu lượn, vượt thác…

2. Tránh thay đổi tư thế đột ngột hoặc tiếp xúc với chất dị ứng, những mùi lạ gây kích thích.

Thận trọng khi dùng thuốc ảnh hưởng đến tiền đình.

3. Chọn nghề phù hợp để tránh tai nạn khi bạn hay chóng mặt. Tránh chọn công việc phi công, tàu biển, diễn viên xiếc, nhảy dù… hay làm những việc nguy hiểm ở độ cao. Khi có cơn chóng mặt, bạn không được lái xe, trèo cao và dừng công việc khi cần.

4. Những bài tập giúp hệ thăng bằng thích nghi với các thay đổi về tư thế cơ thể trong không gian khoảng 80%. Nên tập xích đu, đu quay, trồng chuối.

Người bệnh mạch máu, bệnh mãn tính nên thận trọng khi tập. Massage vùng gáy giúp lưu thông máu tốt và đem lại những cải thiện đáng kể.

5. Chóng mặt nặng kéo dài có nguyên nhân do mạch máu hay gặp ở người lớn tuổi, chấn thương đầu, nhiễm trùng… Do đó, những người này cần quan tâm điều trị vì bệnh có thể gây ảnh hưởng đến tính mạng.

Thích nghi với bệnh bằng cách tập luyện

Phái nam thường thích những trò chơi cảm giác mạnh, thể hiện bản lĩnh đàn ông như tàu lượn siêu tốc hay đu quay 360 độ, nhảy Bungee truyền thống của dân Nam Mỹ… Nguyên nhân là do hệ tiền đình của họ được trải nghiệm nhiều hơn phái nữ.

Tại sao bạn không thể chơi những trò chơi cảm giác mạnh? Bởi vì, hệ thống giữ thăng bằng của bạn thích nghi chậm với những chuyện động làm đảo lộn tư thế người trong không gian. Hơn nữa, bạn thiếu tập luyện.

Hãy luyện tập và trải nghiệm, bạn sẽ sớm thích nghi và cảm giác sợ chóng mặt nhanh chóng mất đi.

Theo BS. Lưu Xuân Thu

Gia đình vào bếp

Read More