Kiến tạo giá trị bản thân

Nhìn những người thành công, lịch lãm có bao giờ bạn thấy chạnh lòng khi nhìn lại bản thân mình? Dẫu biết rằng chúng ta ai cũng có giá trị riêng của mình, nhưng có những người có uy tín hơn, giá trị hơn trong mắt người khác! Bạn có biết để có được điều đó họ đã bỏ ra không ít mồ hôi và công sức không? Bạn cũng có thể có được điều đó nếu kiến tạo cho mình một giá trị bền vững cho bản thân!

Để giá trị bản thân được kiến tạo trong lòng người khác không đơn giản chút nào đâu bạn! Phải có sự thừa nhận của họ thì giá trị của bạn mới bền vững được! có bao nhiêu người tự khoe khoang, tự khuếch trương bản thân mà được người khác thừa nhận chưa? Nếu bạn không biết rằng, chính bạn phải tự mang lại giá trị cho mình, và giá trị đó phải là giá trị thực sự thì bạn mới có thể định vị được vị trí của mình trong lòng người khác!

Để làm được điều này bạn cần Giữ lửa cho sự đam mê, thông thường những ai có thể theo đuổi được niềm đam mê của mình họ luôn tạo được sự khác biệt với người khác. Cũng từ đó họ tạo nên những giá trị riêng của bản thân không lẫn với bất kỳ người nào!

Tiếp theo Dồn tình yêu vào việc mình làm khi làm được điều này bạn sẽ có nguồn cảm hứng bất tận để làm việc và chinh phục những thử thách! Yêu công việc của mình, yêu những gì đã đạt được bạn sẽ trở nên mạnh mẽ hơn, hạnh phúc hơn và thoải mái hơn với cuộc sống của mình!

Hành động chứ không bị động đón nhận những việc sẽ diễn ra với mình, luôn trong tư thế sẵn sàng chuẩn bị cho những khóc khăn sẽ đến với mình! Bạn có bao giờ nhận ra, khi chúng ta luôn đón nhận những khó khăn với thái độ chủ động bạn sẽ không bị chúng nuốt trọn và dễ dàng vượt qua nó! Đừng để bản thân mình bị những khó khăn quật ngã và hãy hành động để giải quyết những khó khăn của bạn! Khi có được điều này bạn sẽ trở nên vô cùng đáng giá với người khác! Vì bạn có thể vượt qua mọi khó khăn trong đời, điều mà không phải ai cũng làm được

Sống lạc quan yêu đời chúng ta sẽ có một cuộc sống hạnh phúc và ấm áp bên những người mình yêu thương! Bạn sẽ chẳng bao giờ bị những khó khăn đẩy ngã và cuộc sống cũng như công việc của bạn luôn tiến triển thuận lợi! Khi bạn sống lạc quan và nhìn nhận cuộc sống một cách lạc quan bạn sẽ đơn giản hóa những khó khăn và thử thách để chinh phục nó!

Cuối cùng Hoàn thiện bản thân qua từng ngày, chẳng ai là hoàn thiện cả nhưng chúng ta có thể hoàn thiện mình dần qua những nỗ lực và cố gắng đổi thay một cách tích cực! Bạn đừng bao giờ quên đức tính khiêm nhường để ngày càng trở nên tốt hơn trong mắt những người xung quanh! Hoàn thiện bản thân, bạn sẽ được người khác trân trọng vì những cố gắng của mình!

Chúc bạn sẽ kiến tạo nên giá trị của bản thân bằng những hành động thiết thực  nhé! Đừng bao giờ sống giả dối để người khác coi thường và không tôn trọng bạn!

Read More

Mắt xích giữa bán hàng và quảng cáo

Liệu giữa hoạt động bán hàng và quảng cáo có tồn tại một mắt xích nào đó không? Câu trả lời là có. Nếu bạn biết cách xây dựng một lời chào hàng hiệu quả, bạn sẽ viết ra được những nội dung quảng cáo tuyệt vời.

Không ít người nghĩ rằng có một sự khác biệt giữa những nhân viên bán hàng và những người viết quảng cáo. Nhưng về cơ bản, họ cùng làm những điều tương tự nhau, chỉ khác ở phương thức truyền tải mà thôi.
Vì vậy, thậm chí, trong trường hợp bạn chưa bao giờ viết quảng cáo nhưng nếu biết cách làm thế nào để bán hàng hiệu quả, bạn hoàn toàn có thể tự mình xây dựng một quảng cáo tốt cho tất cả các phương tiện truyền thông khác nhau.

Dưới đây là những phương thức cụ thể có thể giúp bạn:

Đầu tiên hãy hình dung đến việc xây dựng một lời chào hàng tới một người mà bạn chưa từng bao giờ gặp mặt và biết rất ít thông tin về người đó.

Bạn đơn giản chỉ cần dựa vào các kiến thức về sản phẩm và bỏ qua những nụ cười lấp lánh, cái nhìn thiện cảm cùng sự thấu hiểu hoàn cảnh. Bạn sẽ phải viết ra một cách rõ ràng và đơn giản về:

1/ Những gì bạn chào mời khách hàng?

2/ Kế hoạch thực thi những chào mời đó ra sao?

3/ Tại sao lời chào hàng của bạn lại tuyệt vời hơn các đối thủ cạnh tranh?

Xin chúc mừng. Bạn vừa viết xong một quảng cáo cơ bản. Hãy gửi nó tới một vài người và xem chuyện gì xảy ra. Nếu bạn nói ra được điều gì đó đáng để nghe, bạn dường như đã hoàn thành một giao dịch bán hàng.

Bây giờ hãy tổ chức, sắp xếp những suy nghĩ của bạn thành một vài từ ngữ súc tích nhất để có thể níu giữ được sự chú ý của các khách hàng tiềm năng.

Hãy nhớ, càng ngắn gọn và súc tích bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu. Đây chính là chìa khoá để thu hút sự chú ý của mọi người. Không gì tốt hơn một lá thư bán hàng dài không quá một trang giấy.

Xác định những thông điệp ý nghĩa nhất trong lời chào hàng của bạn và đưa nó lên đầu tiên.

Lúc này bạn đã bắt đầu bước vào việc thuyết phục khách hàng. Hãy mở đầu thật ấn tượng nếu bạn muốn thấy những kết quả tốt. Và bạn cần đảm bảo rằng đó là những luận điểm đơn giản nhưng thể hiện sự toàn tâm toàn ý. Những quảng cáo yếu kém thường có những luận điểm phức tạp và có phần miễn cưỡng.

Cắt sửa những gì bạn đã viết để có thể được đọc to từ đầu đến cuối chỉ trong vòng một phút.

Bạn đã xây dựng xong một quảng cáo truyền thanh. Phần lớn những người mới bắt đầu đều viết những quảng cáo mà phải mất đến 90 giây mới đọc hết được. Hãy thu gọn nó trong 60 giây. Một chuyên gia quảng cáo thực thụ có thể tạo ra thông điệp quảng cáo có thể đọc xong trong chưa đầy 30 giây. Và những người giỏi nhất sẽ chỉ cần đến 15 giây cho một quảng cáo của họ.

Từ từ mở rộng kích thước của bản chào hàng và bổ sung các hình ảnh hay minh hoạ để củng cố.

Thật tuyệt vời. Đây chính là một quảng cáo bắt mắt trên báo chí. Và nó sẽ tăng cường tính hiệu quả cho tất cả những gì bạn thể hiện trên radio! Bạn đang bắt đầu một chiến lược quảng cáo toàn diện. Hãy tiếp tục điều này và mọi người sẽ nhìn nhận rằng bạn thực sự biết rõ những gì mình đang làm.

Thay vì những hình ảnh tĩnh, bạn hãy thử sử dụng một vài đoạn video hình ảnh để đẩy mạnh hiệu ứng tác động của bản chào hàng.

Đó là một quảng cáo truyền hình tuyệt vời. Chiến lược tiếp thị của bạn đã trở nên mạnh mẽ hơn. Vấn đề đáng quan tâm duy nhất là liệu bạn có đủ dư dả tài chính để quảng cáo trên truyền hình với một tần suất thích hợp. Nếu được như vậy, thật mỹ mãn. Nếu ngân quỹ của bạn khá eo hẹp, bạn sẽ cần lựa chọn một phương tiện truyền thông thích hợp nhất.

Bây giờ hãy đăng tất cả lên trên trang web.

Hãy sử dụng trang web như một công cụ 24/24h để quảng bá và đào sâu thêm các mối quan hệ với khách hàng. Hãy để web trở thành một nhân viên bán hàng chuyên nghiệp, thậm chí cả khi bạn không có kế hoạch giao dịch tiền bạc trực tuyến. Trang web công ty bạn nên là một kho chứa mang tính tổ chức cao những lời khuyên chuyên môn và nghệ thuật bán hàng trong công ty.

Chia tách quảng cáo của bạn thành những phần nhỏ để sử dụng làm minh hoạ cho những lần chào hàng trực tiếp với khách hàng. Nếu bạn bán hàng bằng việc sử dụng những thông tin thú vị và hữu ích theo một phong cách rõ ràng và logic, bạn không những là một nhà bán hàng tuyệt vời mà còn là một nhà viết quảng cáo mạch lạc.

Viết quảng cáo đơn giản là nghệ thuật bán hàng có tổ chức. Công việc này thậm chí được xây dựng trên cơ sở những xúc tiến bán hàng, những lời chào hàng hiệu quả. Và ngược lại, luôn có những yếu tố đưa bạn từ một bài viết quảng cáo đơn giản đến việc hoàn thiện cách chào hàng:

1/ Viết một quảng cáo cho những gì bạn nỗ lực bán hàng.
2/ Thu lại quảng cáo của bạn trên máy tính hay các thiết bị ghi âm khác.
3/ Lắng nghe những gì bạn ghi âm.
4/ Chỉnh sửa bản thảo.
5/ Thu gọn lại nó lần nữa, lần nữa cho đến khi bạn không thể hoàn thiện nó tốt hơn.
6/ Khi bạn đã nhớ kỹ trong tâm trí, hãy tự mình gửi đi các quảng cáo cho khách hàng.

Những lời giới thiệu trơn tru và súc tích rõ ràng sẽ loại bỏ những cái nheo mày của khách hàng, đồng thời gia tăng doanh số bán hàng.

Theo quan điểm của nhiều chuyên gia, hoạt động bán hàng qua các quảng cáo hay tự mình bán hàng trực tiếp đều liên quan tới việc truyền tải những suy nghĩ thích hợp theo một thứ tự thích hợp.

Đừng để bất cứ ai nói với bạn rằng thông tin được đưa ra trong các quảng cáo báo chí thành công phần nào khác với những nội dung thư direct-mail, quảng cáo truyền thanh, truyền hình hay bất cứ dạng quảng cáo nào khác.

Nội dung của hoạt động bán hàng và quảng cáo giống nhau vì chúng đều bao gồm những ý tưởng hay và việc truyền tải bằng những từ ngữ thích hợp. Nếu bạn muốn quảng cáo cũng phát huy hiệu quả tương tự giống như bán hàng, hãy đảm bảo để thông điệp quảng cáo bao hàm tất cả những gì bạn muốn nói khi trò chuyện trực tiếp với khách hàng.

Theo: bwportal

Read More

Biết đặt nỗ lực đúng chỗ

Động cơ của một con tàu lớn bị hỏng. Những ngưòi chủ tàu đã tìm hết chuyên gia này đến chuyên gia khác nhưng không ai biết cách sửa.

Rồi họ đưa tới một ông già, người biết sửa chữa tàu thuyền từ khi còn là một đứa bé. Ông ta mang theo một túi đồ nghề và khi đến, ông lập tức bắt tay vào làm việc. Ông xem xét kỹ chiếc thuyền từ đầu đến cuối.

Hai người chủ tàu đứng đó, quan sát người đàn ông, hy vọng ông ta biết phải làm gì.

Sau khi kiểm tra mọi thứ, ông ta lấy túi đồ nghề và rút ra một cái búa nhỏ. Ông cẩn thận gõ nhẹ vào một cái gì đó. Ngay lập tức, động cơ hoạt động trở lại. Ông cất búa đi. Động cơ đã được sửa xong!

Một tuần sau, những người chủ tàu nhận được hoá đơn thanh toán giá 10.000 đô-la!

“Cái gì?”, chủ tàu thốt lến, “Ông ta hầu như chẳng phải làm gì cả!”. Họ gửi cho ông một tin nhắn, “Làm ơn cho chúng tôi xem hoá đơn chi tiết.”

Và, họ nhận lại hoá đơn ghi:

Đập búa : 2 đô-la
Tìm ra nơi cần đập: 9.998 đô-la

Nỗ lực là quan trọng. Nhưng biết đặt những nỗ lực của mình vào đúng chỗ, điều đó mới thực sự thay đổi cuộc sống của bạn.

Read More

Dành thời gian cho những điều quan trọng - câu chuyện chiếc bình

Một giáo sư đang trong giờ giảng về cách quản lý thời gian. Ông đặt vài thứ trước mặt. Đầu tiên, ông lấy một cái bình to và bắt đầu cho vào đó những quả bóng chơi golf. Sau đó, ông hỏi các sinh viên: “Theo các bạn, bình đã đầy chưa?”. “Rồi ạ!”, các sinh viên trả lời.

Giáo sư lại lấy ra một hộp đựng đầy bi và đổ vào bình. Rồi lắc lên cho bi rơi lấp vào khoảng trống giữa những quả bóng. Ông lại hỏi lần nữa và các sinh viên, lần này có vẻ ngập ngừng hơn, trả lời: “Có lẽ là rồi ạ.”

Lần này, vị giáo sư lấy ra một xô cát, và cũng đổ vào bình. Tất nhiên, cát lấp đầy các khe hở. Ông hỏi lại và các sinh viên lần này đồng thanh: “Rồi ạ!”

“Hãy xem này, “ giáo sư nói và lấy ra hai lon bia, đổ vào bình. Bia tràn vào giữa những hạt cát.

“Bây giờ,” giáo sư nói, “tôi muốn các bạn hãy tưởng tượng cái bình này như cuộc đời của mình.

Bóng golf tượng trưng cho những điều quan trọng – gia đình, con cái, sức khoẻ, bạn bè, đam mê - những điều mà nếu mọi thứ khác mất đi, thì chỉ mình chúng vẫn có thể làm cuộc sống của bạn đầy đủ.

Những viên bi là thứ khác, nhỏ nhặt hơn - nghề nghiệp, nhà cửa, ôtô. Còn cát là những gì vặt vãnh còn lại.“

“Nếu các bạn cho cát vào trước”, giáo sư tiếp tục, “sẽ không còn chỗ cho bi và bóng golf nữa. Cuộc đời cũng vậy. Nếu dành tất cả thời gian và năng lượng cho những việc vặt vãnh, bạn sẽ không bao giờ làm được những điều quan trọng.

Hãy ưu tiên làm những việc thực sự cần thiết trước. Dành thời gian cho con cái, kiểm tra sức khỏe, đi ăn với gia đình, làm những việc mình thích. Sau khi đã làm tất cả những điều đó, chắc chắn bạn vẫn còn thời gian cho những thứ nhỏ nhặt như lau dọn nhà cửa, sửa chữa đồ đạc. Vì thế, hãy luôn ưu tiên những quả bóng, và đặt chúng vào bình trước tiên.”

Khi người thầy dừng lại, lớp học vẫn im lặng một hồi. Bỗng có cánh tay giơ lên, và một sinh viên hỏi: “Thưa giáo sư, vậy bia tượng trưng cho cái gì?”

Giáo sư mỉm cười hài lòng, “Một câu hỏi hay. Bia, tôi chỉ muốn nói với các bạn rằng, ngay cả khi các bạn thấy cuộc sống của mình đã quá bận rộn và đầy đủ thì, vẫn luôn còn thời gian cho một chầu bia!”

Khi thấy mình có quá nhiều việc phải giải quyết, và 24 giờ mỗi ngày là không đủ, thì bạn hãy nghĩ đến chiếc bình này, đặt những quả bóng vào trước. Và... đừng quên những cốc bia!

Read More

Nếu muốn giàu có, chẳng những phải học cách làm ra tiền mà còn phải biết cách dùng tiền

Read More

Phương pháp tư duy sáu chiếc mũ (Six Thinking Hats)

Là một kĩ thuật được thiết kế nhằm giúp các cá thể có được nhiều cái nhìn về một đối tượng mà những cái nhìn này sẽ khác nhiều so với một người thông thường có thể thấy được. Đây là một khuôn mẫu cho sự suy nghĩ và nó có thể kết hợp thành lối suy nghĩ định hướng (lateral thinking). Trong phương pháp này thì các phán xét có giá trị sẽ có chỗ đứng riêng của nó nhưng các phê phán đó sẽ không được phép thống trị như là thường thấy lối suy nghĩ thông thường.

Six thinking Hats được dùng để

- Kích thích suy nghĩ song song
- Kích thích suy nghĩ toàn diện
- Tách riêng cá tính (như là bản ngã, các thành kiến ...) và chất lượng

Lịch Sử cuả Phương Pháp

Đây là phát kiến cuả Tiến sĩ Edward de Bono ( http://www.edwdebono.com/ ) trong năm 1980. Năm 1985 nó đã được mô tả chi tiết trong cuốn "Six Thinking Hats" cuả de Bono.
Phương pháp này đã được phát triễn va giảng dạy ở nhiều nơi trên thế giới. Nhiều tổ chức lớn như là IBM, Federal Express, Brtish Airways, Pepsi, Polaroid, Prudential, Dupont, ...cũng dùng phương pháp này.

Cách thức tiến hành (Bạn nên xem thêm phần ví dụ để có một hình dung cụ thể về nó)

Dùng 6 cái nón đại diện cho 6 dạng thức cuả suy nghĩ. Nó đề cập đến chiều hướng suy nghĩ hơn là tên gọi. Mỗi nón có một màu (mà màu này chỉ đại diện cho duy nhất 1 dạng thức duy nhất cuả suy nghĩ).

Mọi người đều sẽ tham gia góp ý. Tuỳ theo kiểu ý kiến mà người đó sẽ đề nghị đội nón màu gì.

Các nón không được dùng để phân loại cá nhân mặc dù hành vi hay thói quen cuả cá nhân đó "dường như" hay có vẻ thuộc về loại nào đó. Nó chỉ có tác dụng định hướng suy nghĩ trong khi thành viên trong nhóm cho ý kiến đội lên mà thôi

Các đặc tính cuả nón màu:

Nón trắng: trung tính - tập trung trên thông tin rút ra được, các dẫn liệu cứ liệu và những thứ cần thiết , làm sao để nhận được chúng

Nón Đỏ: Nóng, tình cảm, cảm giác, cảm nhận, trực quan, những ý kiến không có chứng minh hay giải thích, lí lẽ

Nón Đen: Phê phán, Bình luận, Tại sao sự kiện là sai, tất cả những cảm ý tiêu cực hay bi quan

Nón Vàng: Tích cực, lac quan, những cái nhìn sáng lạng, tìm đến những lợi ích, cái gì tốt đẹp

Nón Lục: Sáng tạo, khả năng xảy ra và các giả thuyết, những ý mới

Nón Xanh Dương: Ðiều khiển, chi phối quá trình, các bước, tổ chức lãnh đạo, suy nghĩ về các suy nghĩ hay kết luận

Sau đây là một cách tiến hành qua các bước:

Mọi người trong nhóm làm việc sẽ cùng tham gia góp ý -- tùy theo tính chất cuả ý đó mà người đó (hay người trưởng nhóm) sẽ đề nghị đội nón màu gì. Người trưỏng nhóm sẽ lần lược chia thời gian tập trung ý cho mỗi nón màu... Tuy nhiên, một số trường hợp đặc biệt nếu cần bất kì thành viên nào cũng có thể đề nghi góp thêm ý vào cho 1 nón màu nào đó (tuy vậy phải giữ đủ thời lượng cho mỗi nón màu)

Bước 1:

Nón trắng: Tất cả các ý kiến nào chỉ chưá sự thật, bằng chứng, hay dữ kiện, thông tin. Đội nón này có nghiã là "hãy cởi bỏ mọi thành kiến, mọi tranh cãi, cởi bỏ mọi dự định và hãy nhìn vào cơ sở dữ liệu"

Bước 2:

Nón lục: Tạo ra các ý kiến làm sao để giải quyết. Các sáng tạo, các cách thức khác nhau, các kế hoạch, các sự thay đổi

Buớc 3:

- Đánh giá các giá trị cuả các ý kiến trong nón lục
- Viết ra danh mục các lợi ích dùng nón vàng

Nón vàng: Tại sao vài ý kiến sẽ chạy tốt và tại sao nó mang lại lợi ích. Ỏ đây cũng có thể dùng về các kết quả cuả các hành động được đề xuất hay các đề án. Nó còn dùng để tìm ra những vật hay hiệu quả có giá trị cuả những gì đã xãy ra.

- Viết các đánh giá, và các lưu ý trong nón đen

Đây là nón có giá trị nhất. Dùng để chỉ ra tai sao các đề nghị hay ý kiến không thích hợp (hay không hoạt động được) cùng với các dữ kiện, với kinh nghiệm sẵn có, với hệ thống đang hoạt động, hoặc với chế độ đang được theo. Nón đen lúc nào cũng phải tính đến sự hợp lí

Bước 4: Viết các phản ứng, trực giác tự nhiên và các cảm giác xuống.

Nón này cho phép người suy nghĩ đặt xuống các trực cảm mà không cần bào chữa

Bước 5: Tổng kết và kết thúc buổi làm việc

Nón này là sự nhìn lại các bước trên hoặc là quá trình điều khiển. Nó sẽ không nhìn đến đối tượng mà là nghĩ về đối tượng (thí dụ như ý kiến "đội cho tôi cái nón lục, tôi cảm giác rằng có thể làm đươc nhiều hơn về cái nón xanh này")

Read More

Kỹ năng liên quan của bạn là gì?

Kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp là hai yếu tố quan trọng nhất giúp bạn tìm việc thành công, đặc biệt khi công việc mới này thuộc một ngành nghề khác. Trước khi chuyển đổi nghề nghiệp hay quyết định gởi hồ sơ ứng tuyển, bạn cần chắc chắn mình có những kỹ năng cần thiết cho công việc mới và có thể chứng minh điều này một cách thuyết phục trứơc nhà tuyển dụng (NTD) tương lai.

Những kỹ năng liên quan (transferable skills) vô cùng quan trọng. Trước khi chuyển nghề, bạn cần xác định những kỹ năng hiện hữu nào có thể phù hợp và sử dụng được trong nghề nghiệp mới.

Kỹ năng liên quan giữa các nghề nghiệp là gì?
Kỹ năng liên quan giữa các nghề nghiệp là những kỹ năng bạn đạt được từ quá trình làm việc và trong cuộc sống mà bạn có thể sử dụng chúng trong công việc hay nghề nghiệp mới.

Kỹ năng liên quan giữa các nghề nghiệp bao gồm kỹ năng cá nhân (như kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm…), kỹ năng chuyên môn (thiết kế web, lập trình, sửa chữa máy móc…) và kỹ năng phân tích (nghiên cứu, phân tích, tài chính, thống kê…). Bên cạnh những kỹ năng cụ thể còn có những kỹ năng tổng quát. Những kỹ năng này có thể sử dụng trong nhiều ngành nghề khác nhau, ví dụ như kỹ năng lãnh đạo, tổ chức, quản lý dự án…

Đâu là kỹ năng liên quan của bạn?
Cách tốt nhất để xác định bạn đang có những kỹ năng liên quan nào là so sánh công việc hiện tại với công việc bạn đang nhắm đến trước khi chuyển nghề. Hãy liệt kê những đặc điểm, yêu cầu về năng lực và phạm vi trách nhiệm của công việc mới và cũ. Tiếp theo, so sánh hai danh sách này và cố gắng xác định những kỹ năng chung và có thể hữu ích trong cả hai công việc.

Đôi khi việc thay đổi nghề nghiệp cần đến những kỹ năng khác bên ngoài công việc của bạn. Vì thế bạn nên lập danh sách những kỹ năng bạn đã thu nhận được từ cuộc sống thường nhật và xác định những kỹ năng nào phù hợp với công việc mới.

Một khi xác định được những kỹ năng nghề nghiệp liên quan giữa nghề nghiệp mới và cũ, bạn cần chứng minh với NTD là chúng đáp ứng được yêu cầu của công việc đề ra; dẫn chứng bằng những ví dụ cụ thể về những lợi ích mà những kỹ năng này sẽ đem đến cho NTD.

Cuối cùng, bạn đừng quên giới thiệu những kỹ năng này trong hồ sơ tìm việc của mình (tất nhiên là kèm theo những ví dụ dẫn chứng cụ thể). Một bộ hồ sơ ấn tượng như thế sẽ giúp bạn gia tăng cơ may thành công khi chuyển đổi nghề nghiệp.

(Theo careeroverview.com)

Read More

Những đặc điểm để trở thành “nhân viên tiềm năng"

---

Bạn luôn tự hỏi không hiểu trong mắt sếp “nhân viên tiềm năng” là người như thế nào? Làm thế nào để trở thành nhân viên tiềm năng?. Đó là những nhân viên thường có 10 đặc điểm sau:

Có mục tiêu rõ ràng

Sếp đặc biệt ưu tiên cho những nhân viên có mục tiêu rõ ràng và phù hợp với hướng phát triển của công ty. Tình trạng này tồn tại trong 98/100 nhân viên, khi không hài lòng với hiện tại nhưng không có cách để thay đổi tình hình, lí do chính là họ không có một mục tiêu rõ ràng. Vài trò chính của thiết lập mục tiêu chính là giúp họ nói lên sự bất mãn, ươm mầm lực lượng và khuyến khích họ làm việc

Vui lòng giúp đỡ đồng nghiệp

Trong công việc cũng như cuộc sống hằng ngày, chúng ta không tránh khỏi lúc khó khăn, hãy nhớ rằng: giúp đỡ đồng nghiệp chính là mở đường cho riêng mình. Bất kì sự giúp đỡ nào cũng đáng quý. Trợ giúp đồng nghiệp không chỉ giành được sự tôn trọng của họ, mà còn thể hiện được khả năng của mình với sếp.

Dám thử thách và sáng tạo

Sức mạnh của công ty chính là sự sáng tạo và đổi mới, hầu hết các tập đoàn đa quốc gia đều đặt sự “sáng tạo” là tiêu chí quan trọng quá trình tuyển dụng nhân viên. Ý tưởng mới và sự sáng tạo của nhân viên mang lại ích lợi to lớn cho công ty, đồng thời nhận được sự trọng dụng và trở thành nhân viên tiềm năng trong mắt sếp.

Sự hợp tác và làm việc theo nhóm

Sếp quý trọng những người biết phân công công việc rõ ràng và hợp tác chặt chẽ. Phân công rõ ràng giúp người làm ra thành tích vượt trôi và nâng cao hiệu quả công việc; hợp tác tốt mang lại quyền lực lớn để thực hiện nhiệm vụ dễ dàng hơn. Vì thế sếp thường mong muốn công ty làm việc với sự hợp tác. Thường xuyên làm việc theo nhóm và hợp tác với các đồng nghiệp giúp theo đuổi thành tích cao hơn, thành công hơn và sẽ được sếp đánh giá cao.

Thích ứng với môi trường cạnh tranh

Trong sự cạnh tranh khốc liệt tại doanh nghiệp, “ công bằng ” chỉ có hiệu quả trong tình huống không bị vi phạm, như vậy mới trở thành nguyên tắc của doanh nghiệp, rất nhiều doanh nghiệp đều thành lập cơ chế loại bỏ thích hợp trong chính nội bộ. Mặc dù loại bỏ là rất khốc liệt, nhưng cần thiết và buộc nhân viên phải thích ứng. Nếu bạn than phiền vì bị giáng chức hay tiêu cực thì sếp sẽ đánh giá thế nào? Ngược lại, những nhân viên cho dù thành tích kém hay phát triển không thuận lợi nhưng vẫn làm việc nỗ lực thì chắc chắn sếp sẽ cho bạn cơ hội thăng tiến.

Vui vẻ phục tùng

Trong công ty, sếp và nhân viên luôn ở vị trí mất cân bằng. Bill Gates từng nói: cuộc sống là không công bằng, hãy học cách chấp nhận nó. Những vị trí khác nhau trong công ty chính là một biểu hiện của sự không công bằng. Sếp có quyền thưởng, phạt; nhân viên ngoài bỏ việc thì không còn quyền gì khác. Là một nhân viên, bạn phải học cách phục tùng, chấp hành chính sách mà sếp đưa ra, cho dù bạn có năng lực cũng cần nhớ rằng phục tùng luôn là điều cần có và sếp thường thích những nhân viên như vậy.

Làm việc hết sức

Sếp luôn là người sáng suốt và thông minh, họ muốn nhân viên có năng lực, làm việc hiệu quả. Thái độ làm việc là một máy nhân bản, làm việc chăm chỉ, sớm muộn bạn sẽ được thăng tiến. Không nên cho rằng sự cố gắng của mình sẽ bị người khác coi nhẹ; khi bạn làm việc nghiêm túc chắc chắn sếp sẽ biết.

Phát hiện và khai thác ý nghĩa công việc

Giá trị công việc quyết định khả năng làm việc của bạn. Khi biết được ý nghĩa của công việc bạn sẽ khai thác được giá trị bản thân, giá trị của bạn chính là động lực để sếp tiếp tục sử dụng bạn.

Chủ động nâng cao giá trị công việc

Sếp quyết định tiền lương, còn giá trị công việc quyền quyết định nằm trong tay bạn, không có tốt nhất chỉ có tốt hơn, nôi dung công việc là có hạn nhưng khám phá công việc là vô hạn, hoàn thành công việc một cách tốt nhất bạn sẽ thể hiện được giá trị khác người của chính mình.

Đặt công ty lên hàng đầu

Luôn đặt công ty lên đầu, sự nỗ lực của bạn sẽ không bao giờ là dư thừa. Mang lại lợi ích cho công ty chính là mang lại lợi ích cho bản thân và nâng cao giá trị của mình. Hãy nhớ rằng bạn lo cho công ty, sếp sẽ lo cho bạn

Read More

11 yếu tố tạo nên thành công

Thành công không phải là điều dễ dàng. Bạn cần nhiều yếu tố để đạt được đó. Rất may là bên cạnh các nhân tố bẩm sinh, bạn vẫn có thể tự bồi dưỡng và học hỏi một số kĩ năng khác.

Dưới đây là 11 nhân tố giúp bạn tạo nên thành công:

1. Sự tự tin

Sự tự tin là niềm tin không thể lung lay vào khả năng của bản thân, dựa trên sự hiểu biết về thực tế hoàn cảnh của mình. Đây không phải là yếu tố bẩm sinh và bạn chỉ đạt được nó sau một quá trình tích luỹ kiến thức. Có tự tin bạn sẽ được ngưỡng mộ và trở thành tấm gương cho người khác.

2. Sự tò mò

Là người tò mò, bạn háo hức được tìm hiểu và học hỏi, luôn luôn thể hiện sự hứng thú và đưa ra sự tập trung đặc biệt tới những điều chưa rõ ràng. Câu nói quen thuộc của bạn là: "Tôi muốn biết thêm về…".

3. Sự quyết đoán

Sự quyết đoán là yếu tố quan trọng để tiến tới thành công bởi đôi khi chỉ vì chút chần chừ, bạn có thể bỏ lỡ cơ hội lớn. Người quyết đoán cần có sự nhanh nhạy, nhanh chóng phân tích vấn đề, nhanh chóng đưa ra một sự lựa chọn và hành động. Người quyết đoán quyết định ngay cả khi chưa có đủ thông tin mình cần.

4. Sự đồng cảm

Nghĩa là bạn thể hiện sự quan tâm và thông cảm với tình huống, cảm xúc, hành động của ai đó. Ngoài ra, bạn luôn luôn đặt mình vào hoàn cảnh của người khác để phán quyết vấn đề.

5. Sự linh hoạt

Bạn có khả năng thay đổi và phản ứng một cách tích cực trước bất cứ biến động nào. Bạn là người mềm mỏng, dễ thích nghi và có thể bắt nhịp với sự đa dạng.

6. Khướu hài hước

Người hài hước sẽ nhìn nhận bản thân và thế giới một cách lạc quan, tích cực. Họ biết cách tận hưởng những giá trị của cuộc sống và làm cho thời gian trôi qua một cách vui vẻ.

7. Sự thông minh

Có thể nói thông minh là một yếu tố bẩm sinh và không phải ai sinh ra cũng có sẵn. Người thông minh suy nghĩ và làm việc một cách tài năng, sắc xảo trong cách tiếp cận vấn đề, lên kế hoạch trước khi hành động, làm việc một cách hiệu quả, tập trung vào chất lượng hơn là số lượng.

8. Sự lạc quan

Bạn luôn mong đợi kết quả tốt nhất có thể và tập trung vào những mặt hi vọng hay tích cực của một tình huống. Sự lạc quan khiến bạn có thêm động lực tiến lên phía trước.

9. Sự kiên nhẫn

Bạn cần kiên nhẫn để có cảm xúc, năng lượng, sự tập trung và khát khao đạt được kết quả. Động lực, sự bền bỉ, làm việc chăm chỉ là tất cả các phẩm chất của người kiên nhẫn.

10. Tôn trọng người khác

Điều này đơn giản chỉ là đối xử với người khác bằng phong thái lịch sự, thân trọng và bảo vệ lòng tự trọng của họ. Đổi lại, bạn cũng sẽ nhận được sự tôn trọng của mọi người.

11. Hiểu chính bản thân mình

Hiểu rõ bản thân, xác định điểm mạnh cũng như điểm yếu của mình sẽ giúp bạn vạch rõ mục tiêu và cách thức đạt được chúng.

Read More

5 lỗi cần sửa để website xếp hạng cao trong kết quả tìm kiếm

Để cải thiện thứ hạng của website trên công cụ tìm kiếm, điều đầu tiên bạn cần làm là phải phát hiện và loại bỏ ngay các lỗi nghiêm trọng thường khiến website của bạn trở nên vô hình trên Internet.

Những người tìm kiếm sản phẩm và dịch vụ của bạn trên Internet chính là những khách hàng tiềm năng nhất. Vì vậy, chính các công cụ tìm kiếm là nơi đem lại nguồn khách hàng to lớn mà bạn có thể không ngờ. Nếu không có thứ hạng cao hoặc tệ hơn là không xuất hiện trong kết quả tìm kiếm, bạn đã bỏ phí nguồn khách hàng lớn nhất của mình.

Phần lớn mọi người đều ngừng tìm kiếm nếu họ không tìm thấy điều mình muốn trong 3 trang đầu liệt kê kết quả tìm kiếm, chính vì vậy, website cần phải xếp hạng ít nhất trong 3 trang đầu, và xếp hạng càng cao càng tốt.

Tuy nhiên, ngay cả những trang web hấp dẫn nhất cũng có khi bị đẩy xuống "vùng xa xôi hẻo lánh" của các trang kết quả tìm kiếm vì những lỗi không đáng có. Có nhiều trang rất hữu ích và thân thiện lại nằm ở trang 72 của phần kết quả tìm kiếm thay vì trang 1 hay 2 bởi chúng có một hay nhiều hơn các lỗi sau đây:

1. Nội dung không đầy đủ

Website của bạn cần có ít nhất 200 từ khoá ở mỗi trang. Các công cụ tìm kiếm xác định trang web dựa trên số từ được sử dụng trên trang đó. Một trang web có nhiều ảnh sẽ rất thú vị với người muốn mua hàng, nhưng công cụ tìm kiếm không hiểu được các bức ảnh mà cần phải có nội dung bằng chữ. Đồng thời, nội dung văn bản bạn cung cấp phải có đầy đủ các từ khoá mà mọi người muốn tìm. Nếu công ty của bạn bán thuốc trừ sâu và ưwebsite nói về sức mạnh của "sự diệt trừ", "diệt trừ sâu bọ", "diệt côn trùng",..., công cụ tìm kiếm sẽ hiểu website đó nói về mặt hàng gì. Nhưng nếu ai đó tìm kiếm với từ "ngăn chặn côn trùng có hại" thì có thể website của bạn sẽ không thể đến với khách hàng này do bạn không dùng mệnh đề đó.

2. Sử dụng khung

Tạo khung là một kỹ thuật mà các nhà quản trị web sử dụng để đơn giản hoá công việc và đảm bảo có một giao diện nhất quán trong tất cả các trang của website đó. Chẳng hạn, nhà thiết kế web có thể tạo một khung bên ngoài cho một trang với đường viền đỉnh đặc trưng, các logo...v.v.. Và có thể có một đường viền bên trái với các đường kết nối tưới nhiều trang khác nhau trên website. Cuối cùng có thể là một đường viền đáy với các thông tin liên hệ, thông báo bản quyền và đường kết nối tới chính sách cá nhân. Trong các khung, phần chủ yếu của trang, nơi đặt nội dung chính, là vùng nằm trong những đường viền này và đó là phần duy nhất thay đổi khi đi từ trang này sang trang khác. Đáng tiếc là, các công cụ tìm kiếm thường gặp khó khăn khi phải "lục soát" trong các trang web có khung và có thể sẽ không đưa tất cả các trang này vào danh sách kết quả. Và các trang bị bỏ qua tất nhiên không bao giờ xuất hiện trong kết quả tìm kiếm với từ khoá của họ.

Còn có một vấn đề quan trọng nữa khi trang nội dung xuất hiện trên kết quả tìm kiếm. Đó là khi người tìm kiếm nhấn chuột vào đường kết nối trên trang kưết quả, họ sẽ được kết nối thẳng vào phần nội dung của trang. Chỉ mỗi phần nội dung, không bao gồm khung bên ngoài cùng với đặc điểm nhận biết của website, các chi tiết thông tin liên hệ,... Vậy giải pháp nào là đơn giản nhất? Chính là hạn chế sử dụng khung.

3. Đồ hoạ có văn bản

Bởi vì có rất nhiều người khác nhau truy nhập website từ những máy tính cài đặt các font khác nhau, do vậy cách duy nhất để đảm bảo rằng nội dung văn bản trong trang web sẽ xuất hiện với đúng font, kích cỡ, xuống dòng... đã định dạng là đưa vào trong một đồ hoạ. Và thông thường những văn bản này trông rất "bắt mắt".

Tuy nhiên, các công cụ tìm kiếm không thể diễn đạt nếu phần đồ hoạ viết "Sản phẩm Rẻ Nhất" hay đưa ra hình ảnh rất đẹp về sản phẩm. Từ ngữ trong đồ hoạ không có ý nghĩa nhiều trong công cụ tìm kiếm. Để hiểu được trang web của bạn có "Sản phẩm rẻ nhất", công cụ tìm kiếm cần tìm được những từ ngữ rõ ràng trên trang.

Tương tự, công cụ tìm kiếm cũng không hiểu được các nút nhất định hướng có từ khoá. Vì vậy, bạn nên đưa các từ khoá vào trong đường nối dẫn đến site của mình. Như vậy, công cụ tìm kiếm sẽ hiểu được những trang nào liên quan đến. Và cũng nên thay thế các nút nhấn định hướng bằng các đường kết nối có chứa từ ngữ đến các trang web, hoặc bổ sung thêm các đường kết nối có chứa từ liên quan trong website của mình.

4. Nội dung động

Trang web động rất phổ biến trên các site thương mại điện tử với hàng loạt trang mô tả hàng trăm sản phẩm. (Trang web động được dựng từ một cơ sở dữ liệu thông tin sản phẩm và thường được nhận biết bằng sự xuất hiện "?" ở nơi nào đó trên địa chỉ trang).

Tiếc là, các trang web động thường bị các công cụ tìm kiếm bỏ qua vì nhiều lý do kỹ thuật. Có một cách để hạn chế vấn đề này là tạo các trang web tĩnh theo chủ đề. Lấy ví dụ trường hợp bạn bán nhiều loại thiết bị điện tử để bàn và cầm tay. Bằng cách tạo một trang tĩnh (một trang web "bình thường" không được tạo từ cơ sở dữ liệu) cho thiết bị để bàn và một trang khác cho thiết bị cầm tay, bạn có thể sử dụng các từ khoá quan trọng trên các trang này và vẫn kết nối đến các trang động để trưng bày từng sản phẩm. Công cụ tìm kiếm không hiểu được các trang động nhưng sẽ hiểu được trang tĩnh theo chủ đề mô tả và kết nối đến hàng loạt sản phẩm khác nhau.

Hiện nay, kỹ thuật "viết lại url" đã khắc phục được vấn đề này cho các website động.

5. Thiếu các kết nối phổ biến

Phần lớn các công cụ tìm kiếm xếp hạng kết quả theo cách đo lường số lượng và chất lượng các website có kết nối đến website được đánh giá. Điều này phản ánh quan điểm của họ cho rằng các website tốt sẽ không kết nối đến các trang vô giá trị.

Nếu có nhiều website tốt kết nối đến trang của bạn, chắc chắn bạn sẽ có một vị trí cao hơn các trang có ít đường kết nối vào. Tất nhiên, một website có nội dung tốt sẽ hơn hẳn một website mới toanh, nhưng nói chung, khi xét tất cả các yếu tố đều cân bằng, một website có nhiều đường kết nối đến vẫn sẽ được xếp hạng cao hơn. Và một website không có đường kết nối vào nào có thể bị một số công cụ tìm kiếm bỏ qua.

Cũng cần nhớ nên thu thập kết nối từ các trang web cung cấp dịch vụ bổ sung chứ không cạnh tranh với loại kinh doanh của bạn. Hãy kiểm tra trên danh mục liệt kê theo ngành kinh doanh của bạn. Và hãy sẵn sàng để cung cấp đường kết nối trở lại các website đã kết nối tới website của bạn.

Nếu có thể hạn chế được 5 lỗi trên, bạn sẽ tránh được vị trí xếp hạng xa tít tắp trong các chương trình tìm kiếm. Luôn hiện diện trong thế giới Web chính là bước đầu tiên để thành công trên web. Và trong khi bạn nỗ lực để đạt được vị trí trên 3 trang tìm kiếm đầu tiên của các từ khoá chính, thì việc đầu tiên cần làm là kiểm tra xem website của bạn có mắc một trong 5 lỗi nghiêm trọng trên đây không.

Read More

Một số quy tắc soạn thảo văn bản cơ bản

Soạn thảo văn bản: khó hay dễ? Các bạn có ngạc nhiên lắm không? Tôi dám chắc rằng thậm chí một số bạn trẻ còn nổi cáu nữa. Bây giờ đã là thời đại gì rồi mà còn dạy gõ văn bản nữa? Máy tính từ lâu đã trở thành một công cụ không thể thiếu được trong các văn phòng, công sở với chức năng chính là soạn thảo văn bản.

Ngày nay chúng ta không thể tìm thấy một văn bản chính thức nào của nhà nước mà không được thực hiện trên máy tính. Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các nguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất mà chúng tôi sắp trình bày hôm nay. Bản thân tôi đã quan sát và nhận thấy rằng 90% sinh viên tốt nghiệp các trường đại học không nắm vững (thậm chí chưa biết) các qui tắc này!

Vì vậy các bạn cần bình tĩnh và hãy đọc cẩn thận bài viết này. Đối với các bạn đã biết thì đây là dịp kiểm tra lại các thói quen của mình, còn đối với các bạn chưa biết thì những qui tắc này sẽ thật sự bổ ích. Các qui tắc này rất dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi thì bạn sẽ không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa khi soạn thảo văn bản.

Một điều nữa rất quan trọng muốn nói với các bạn: các qui tắc soạn thảo văn bản này luôn đúng và không phụ thuộc vào phần mềm soạn thảo hay hệ điều hành cụ thể nào.


Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn

Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự (Character). Các ký tự phần lớn được gõ vào trực tiếp từ bàn phím. Nhiều ký tự khác ký tự trắng (Space) ghép lại với nhau thành một từ (Word). Tập hợp các từ kết thúc bằng dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi là câu (Sentence). Nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó tạo thành một đoạn văn bản (Paragraph).

Trong các phần mềm soạn thảo, đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Như vậy phím Enter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bản mới. Đoạn là thành phần rất quan trọng của văn bản. Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho đoạn như căn lề, kiểu dáng,… Nếu trong một đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter. Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong một đoạn.

Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ... Có thể tạm định nghĩa dòng là một tập hợp các ký tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình soạn thảo.

Như vậy các định nghĩa và khái niệm cơ bản ban đầu của soạn thảo và trình bày văn bản là Ký tự, Từ, Câu, Dòng, Đoạn.


Nguyên tắc tự xuống dòng của từ:

Trong quá trình soạn thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ thực hiện động tác tự xuống dòng. Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ. Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo. Vị trí của từ bị ngắt dòng do vậy phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa sổ màn hình, kích thước chữ. Do đó, nếu không có lý do để ngắt dòng, ta cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng. Việc quyết định ngắt dòng tại đâu sẽ do máy tính lựa chọn.

Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng các phím tạo ra các ngắt dòng "nhân tạo" như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter. Nếu ta sử dụng các phím này, máy tính sẽ luôn ngắt dòng tại vị trí đó.

Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính. Đây là đặc thù chỉ có đối với công việc soạn thảo trên máy tính và không có đối với việc gõ máy chữ hay viết tay. Chính vì điều này mà đã nảy sinh một số qui tắc mới đặc thù cho công việc soạn thảo trên máy tính.


Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản

Bây giờ tôi sẽ cùng các bạn lần lượt xem xét kỹ các "qui tắc" của soạn thảo văn bản trên máy tính. Xin nhắc lại một lần nữa rằng các nguyên tắc này sẽ được áp dụng cho mọi phần mềm soạn thảo và trên mọi hệ điều hành máy tính khác nhau. Các qui tắc này rất dễ hiểu và dễ nhớ.

1. Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng.

Thật vậy trong soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuống dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh. Chú ý rằng điều này hoàn toàn ngược lại so với thói quen của máy chữ. Với máy chữ chúng ta luôn phải chủ động trong việc xuống dòng của văn bản.

2. Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách. Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề.

Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ. Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện. Nếu ta dùng nhiều hơn một dấu cách giữa các từ phần mềm sẽ không tính toán được chính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản sẽ được thể hiện rất xấu.

Ví dụ:

Sai: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.
Đúng: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.

3. Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.

Lý do đơn giản của qui tắc này là nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này.

Ví dụ:

Sai:
Hôm nay , trời nóng quá chừng!
Hôm nay,trời nóng quá chừng!
Hôm nay ,trời nóng quá chừng!

Đúng:
Hôm nay, trời nóng quá chừng!

4. Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.

Ví dụ:

Sai:
Thư điện tử ( Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử (Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử ( Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử(Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử(Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.

Đúng:
Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.

Chú ý

1. Các qui tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính bình thường. Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại công việc hàng ngày từ công văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học. Tuy nhiên có một số lĩnh vực chuyên môn hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán học, lập trình máy tính thì không nhất thiết áp dụng các qui tắc trên.

2. Các qui tắc vừa nêu trên có thể không bao quát hết các trường hợp cần chú ý khi soạn thảo văn bản trên thực tế. Nếu gặp các trường hợp đặc biệt khác, các bạn hãy vận dụng các suy luận có lý của nguyên tắc tự xuống dòng của máy tính để suy luận cho trường hợp riêng của mình. Tôi nghĩ rằng các bạn sẽ tìm được phương án chính xác nhất.


Gõ văn bản: dễ mà khó

Các bạn vừa được thấy một số nguyên tắc gõ văn bản thật đơn giản trên máy tính. Các nguyên tắc này hình như chưa được ghi lại trong bất cứ một quyển sách giáo khoa nào về tiếng Việt hay Máy tính. Công việc soạn thảo văn bản trên máy tính thường được hiểu là một việc đơn giản, ai cũng làm được. Đúng là đơn giản, nhưng để gõ chính xác hoàn toàn không xảy ra các lỗi đã mô tả ở trên lại không phải là dễ. Khi bạn đã có thói quen gõ đúng thì hầu như không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa. Nhưng một khi bạn chưa bao giờ biết về chúng thì việc gõ văn bản có lỗi là điều dễ xảy ra.

Tôi mong rằng bài viết ngắn này sẽ giúp các bạn nhiều trong công việc soạn thảo của mình. Soạn thảo văn bản trên máy tính là công việc học 'gõ chính tả' mà mỗi chúng ta đều phải trải qua từ các lớp tiểu học, bây giờ với máy tính chúng ta cũng bắt buộc phải trải qua các bài học vỡ lòng đó. Bài viết của tôi sẽ không còn ý nghĩa nữa nếu như 90% học sinh và sinh viên của chúng ta đều gõ văn bản trên máy tính chính xác không lỗi.

Theo School@net

Read More

9 kỹ năng “mềm” để thành công

Bạn nghĩ rằng người ta sẽ rất ấn tượng với hàng loạt các bằng cấp của bạn, một số lượng lớn các kinh nghiệm có giá trị và những mối quan hệ ở vị trí cao. Nhưng chỉ những điều đó thôi có thể không đủ để giúp bạn thăng tiến trong công việc. Bởi bên cạnh đó, bạn còn cần phải có cả những kĩ năng “mềm”.

Thế nào là những kỹ năng “mềm”?

Kỹ năng “mềm” chủ yếu là những kỹ năng thuộc về tính cách con người, không mang tính chuyên môn, không thể sờ nắm, không phải là kỹ năng cá tính đặc biệt, chúng quyết định khả năng bạn có thể trở thành nhà lãnh đạo, thính giả, nhà thương thuyết hay người hòa giải xung đột. Những kỹ năng “cứng” ở nghĩa trái ngược thường xuất hiện trên bản lý lịch-khả năng học vấn của bạn, kinh nghiệm và sự thành thạo về chuyên môn.

Bạn có phải là một người dễ chịu? Tận tâm? Bạn giao tiếp có ấn tượng không? Giải quyết các vấn đề có hiệu quả không? Đây chính là các dạng câu hỏi ưa dùng để xác định được mức độ kỹ năng “mềm” của bạn.

Tại sao người sử dụng lao động lại quan tâm tới các kỹ năng này?

Những người sử dụng lao động coi trọng các kỹ năng “mềm”, bởi vì các nghiên cứu cho thấy chúng là một nhân tố đánh giá rất hiệu quả bên cạnh những kỹ năng công việc truyền thống hay còn gọi là kỹ năng “cứng”. Một cuộc nghiên cứu mới đây cho thấy những tiêu chuẩn để đánh giá con người như sự tận tâm, tính dễ chịu cũng là những nhân tố dự báo quan trọng đối với sự thành công trong nghề nghiệp giống như khả năng về nhận thức và kinh nghiệm làm việc.

Các kỹ năng “mềm”

Vì vậy, làm thế nào để bạn khám phá ra các kỹ năng này và tận dụng chúng một cách tối đa? Sau đây là danh sách những tính cách “mềm” đặc trưng nhất và cách thức để hoàn thiện chúng.

1. Có một quan điểm lạc quan

Tất cả chúng ta đã từng nghe lời khuyên hãy nhìn cốc nước còn đầy một nửa tốt hơn là nhìn nó đã vơi đi một nửa. Ở nơi làm việc, cách nghĩ lạc quan này có thể giúp bạn phát triển trên một chặng đường dài. Tất cả mọi cái nhìn lạc quan đều dẫn đến một thái độ lạc quan và có thể là một vốn quý trong môi trường làm việc, đánh bại thái độ yếm thế và bi quan.

Chìa khóa để có một thái độ lạc quan là bạn giải quyết một sự trở ngại hay thách thức như thế nào khi gặp phải. Ví dụ, thay vì than phiền về khối lượng công việc gây stress, hãy nghĩ về nó như một cơ hội để thể hiện khả năng làm việc tích cực và hiệu quả của bạn.

2. Hòa đồng với tập thể

Các nhà tuyển dụng rất thích những nhân viên thể hiện được khả năng làm việc tốt trong tập thể. Hòa đồng với tập thể ko chỉ có nghĩa là có tính cộng tác mà còn thể hiện được khả năng lãnh đạo tốt khi có thời điểm thích hợp.

Có thể tới một lúc nào đó, sự xung đột xuất hiện trong tập thể của bạn, hãy tỏ ra chủ động dàn xếp. Khi bạn thấy tập thể của mình đang bị sa lầy trong một dự án, hãy cố gắng xoay chuyển tình thế, đưa cách giải quyết theo một hướng khác. Và bạn làm gì nếu bình thường bạn không làm việc trong một nhóm? Hãy cố gắng tỏ ra sẵn sàng hợp tác trong công việc và thiết lập nên các mối quan hệ công việc với mọi đồng nghiệp nếu có thể. Học cách nói những điều bạn nghĩ như thế nào và thể hiện bằng ngôn ngữ cử chỉ ra sao.

3. Giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp tốt là một thế mạnh đối với bất cứ ai trong công việc. Giao tiếp là phương tiện cho phép bạn xây dựng cầu nối với đồng nghiệp, thuyết phục người khác chấp nhận ý kiến của bạn và bày tỏ được nhu cầu của bạn.

Nhiều điều nhỏ nhặt bạn đã từng thực hiện hàng ngày - có thể có những điều bạn không từng nghĩ đến lại có một sự ảnh hưởng rất lớn tới kỹ năng giao tiếp của bạn. Sau đây là những điều bạn nên lưu ý khi giao tiếp với những người khác:

- Nhìn thẳng vào mắt người đối diện
- Đừng tỏ ra bồn chồn
- Tránh những chuyển động cơ thể khiến bạn bị tách ra khỏi họ
- Đừng nói chuyện chỉ để nói, hãy tập trung vào một vấn đề
- Phát âm một cách chính xác
- Sử dụng ngữ pháp chuẩn thông thường

Nói chung, bạn nên để ý tới cách sử dụng từ ngữ của mình để tạo ấn tượng với người đối thoại. Cũng đừng quên
rằng một trong những kỹ năng giao tiếp là biết lắng nghe.

4. Tỏ thái độ tự tin

Trong hầu hết các trường hợp, khi bạn muốn gây ấn tượng với một ai đó, sự tự tin là một thái độ rất hiệu quả. Trong khi sự khiêm nhường khi bạn nhận được lời tán dương là rất quan trọng thì sự thừa nhận thế mạnh của mình cũng quan trọng không kém. Hãy tin chắc rằng bạn có sự nhận biết và kỹ năng để có thể bày tỏ được sự tự tin của mình.

5. Luyện kỹ năng sáng tạo

Tính sáng tạo và lối suy nghĩ thông minh được đánh giá cao ở bất cứ công việc nào. Thậm chí công việc mang tính kỹ thuật nhất cũng đòi hỏi khả năng suy nghĩ thoát ra khỏi khuôn khổ. Vì vậy đừng bao giờ đánh giá thấp sức mạnh của việc giải quyết vấn đề theo cách sáng tạo.

Bạn có thể đang phải làm một công việc chán ngắt, buồn tẻ, hãy cố gắng khắc phục nó theo cách hiệu quả hơn. Khi một vấn đề khiến người ta phải miễn cưỡng bắt tay vào làm, hãy nghĩ ra một giải pháp sáng tạo hơn. Nếu không được, ít ra bạn đã từng thử nó.

6. Thừa nhận và học hỏi từ những lời phê bình

Đây là một trong những kỹ năng mang tính thử thách nhất, và cũng chính là kỹ năng gây ấn tượng nhất đối với người tuyển dụng. Khả năng ứng xử trước lời phê bình phản ánh rất nhiều về thái độ sẵn sàng cải thiện của bạn. Đồng thời có khả năng đánh giá, nhận xét mang tính xây dựng đối với công việc của những người khác cũng mang ý nghĩa quan trọng không kém. Hãy nhận thức xem bạn thủ thế như thế nào khi phản ứng trước những lời nhận xét tiêu cực. Đừng bao giờ ném đá vào những lời phê bình mang tính xây dựng mà không nhận thấy rằng ít nhất nó cũng có ích một phần. Khi bạn đưa ra lời nhận xét với người khác, hãy thể hiện sao cho thật khéo léo và chân thành. Cố gắng dự đoán trước phản ứng của người nghe dựa vào tính cách của họ để có cách nói phù hợp nhất.

7. Thúc đẩy chính mình và dẫn dắt người khác

Một điều rất quan trọng đối với nhà tuyển dụng là làm sao để biết được bạn có là người năng động và hay đề ra các sáng kiến hay không? Điều này có nghĩa là bạn liên tục tìm ra những giải pháp mới cho công việc của mình khiến cho nó hấp dẫn hơn thậm chí đối với cả những công việc mang tính lặp đi lặp lại.

Sự sáng tạo có vai trò rất lớn trong việc thúc đẩy, nó khiến bạn đủ dũng cảm để theo đuổi một ý tưởng vốn bị mắc kẹt trong suy nghĩ và cuối cùng là bạn vượt qua được nó. Dẫn dắt những người khác theo cùng một hướng để đạt một mục đích chung, và người lãnh đạo giỏi là người có thể lãnh đạo được người khác bằng chính tấm gương của mình.

8. Đa năng và ưu tiên những việc cần làm trong danh sách của bạn

Ở công sở ngày nay, một nhân viên tốt là một nhân viên có khả năng kiêm nhiệm thêm một số công việc khác, hay nhiều dự án cùng một lúc. Liệu bạn có thể theo dõi được tiến trình của các dự án khác nhau hay không? Bạn có biết lựa chọn để ưu tiên những việc quan trọng nhất không? Nếu có thể, bạn được gọi là người đa năng.

Đừng than phiền rằng bạn phải làm thêm các công việc khác. Hãy thể hiện khả năng đa kỹ năng của bạn. Chắc chắn cái bạn nhận lại sẽ là rất lớn như kinh nghiệm hay các mối quan hệ mới.

9. Có cái nhìn tổng quan

Có cái nhìn tổng quan về công việc có nghĩa là có khả năng xác định được các yếu tố dẫn tới thành công. Điều này cũng có nghĩa là nhận ra các nguy cơ tiềm ẩn và thời điểm nó xảy ra. Ví dụ như bạn làm việc trong lĩnh vực quảng cáo và phải xây dựng một chiến dịch để quảng cáo cho một nhãn hiệu xà bông. Nếu nhìn một cách tổng thể, bạn có thể nhận thấy rằng mục đích không chỉ là bán được hàng, mà còn làm thỏa mãn và thuyết phục khách hàng về chất lượng sản phẩm. Thêm vào đó, bạn còn phải tạo thêm giá trị cho công ty của bạn bằng cách chứng minh rằng tính sáng tạo độc nhất chỉ bạn mới có thể tạo ra.

Tận dụng tất cả các kỹ năng của bạn

Trong khi khám phá và xây dựng những kỹ năng “mềm”, bạn không nên bỏ qua những kỹ năng “cứng”. Chìa khóa dẫn đến thành công thực sự là bạn phải biết kết hợp cả hai kỹ năng này.

Theo Bwportal

Read More

7 lưu ý để làm việc hiệu quả

Bạn luôn cảm thấy thiếu thời gian, công việc luôn ùn tắc mặc dù bạn đã rất chăm chỉ và nỗ lực. Song, hiệu quả công việc luôn làm cho bạn thất vọng, chán nản. Để giúp bạn vượt qua được "lực cản vô hình" đó, bạn hãy tuân thủ những nguyên tắc sau:


1. Lên danh sách những việc cần làm trong: ngày, tuần, tháng, năm.

Danh sách những công việc cần làm này cần ghi cụ thể ra giấy cho từng khoảng thời gian : ngày, tuần, tháng, năm. Bạn nên thường xuyên theo dõi thời gian biểu này và xoá đi những công việc đã thực hiện. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào thực tế, các kế hoạch này cũng có thể thay đổi linh hoạt: bổ sung hoặc lược bỏ một số việc. Ví dụ: hôm nay bạn không phải đi chợ, nấu ăn vì bạn phải tới thăm một người bạn ốm. Bạn cần thích nghi với sự thay đổi này.

2. Việc cấp bách, quan trọng làm trước.

Sau khi liệt kê những công việc cần làm trong một khoảng thời gian nhất định, bạn nên cân nhắc, sắp xếp những công việc đó theo thứ tự cấp bách, quan trọng thì làm trước. Và nếu có thể, bạn nên gộp vài việc lại với nhau để cùng giải quyết. Ví dụ: bạn dự định trong tuần sẽ sửa lại nhà bếp, nhổ chiếc răng đau và có một bữa ăn cho cả nhà. Tất nhiên, đến bác sĩ nhổ chiếc răng đau là việc cần làm trước tiên. Việc sửa sang lại nhà bếp, bạn nên tiến hành vào những ngày nghỉ cuối tuần. Và chiều chủ nhật, cả nhà bạn có một bữa ăn chung la hợp lý.

3. Tập trung làm việc

Khi nào làm bất cứ chuyện gì, bạn nên tập trung vào việc đó. Sự tập trung sẽ giúp bạn làm việc có hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Nói như vậy không có nghĩa là bạn chỉ biết mỗi một việc đang làm, mà bạn còn phải để mắt tới các việc khác nữa, nếu có thể thì kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian. Ví dụ: nếu như đang soạn thảo một công văn, mà trong đầu bạn lại đang lởn vởn nghĩ về cuộc cãi nhau với bạn gái tối hôm qua, thì bạn phải mất đến gần cả buổi mới hoàn thành nó thay vì chỉ mất nửa giờ nếu như bạn tập trung.

4. Việc hôm nay chớ để ngày mai

Bạn nên cố gắng làm xong việc đã có trong kế hoạch của từng ngày. Điều đó sẽ đem lại cho bạn cảm giác thoải mái, hứng khởi để bước sang ngày mới. Nếu trong ngày mọi việc không được giải quyết thì sẽ gây ùn tắc. Những việc đó nếu làm về sau sẽ khó hơn hoặc không thể thực hiện. Những người thành đạt luôn tuân thủ nguyên tắc này một cách triệ để.

5. Tạo tâm trạng hứng khởi khi làm việc

Hiệu quả công việc phụ thuộc rất nhiều vào tâm trạng của bạn khi làm việc. Vì vậy phải tạo cho bạn một tâm trạng thoải mái, hứng khởi khi làm việc, nó sẽ làm cho bạn say mê làm việc và quên hết mệt mỏi. Nếu bạn coi công việc là một thứ nghĩa vụ và chỉ thực hiện bằng trách nhiệm, nó sẽ tạo cho bạn tâm lý nặng nề khi làm việc. Và như thế, công việc dù dễ cũng trở thành khó, còn việc khó sẽ là một việc không thể làm được.

6. Mỗi ngày lợi được một giờ

Bạn cần tạo cho mình thói quen sống ngăn nắp. Điều này sẽ làm cho bạn tiết kiệm được thời gian, sức lực khi làm việc. Bạn đừng cho việc này là nhỏ, vì chỉ cần tìm một tài liệu mà bạn đã bỏ ở đâu đó trong một đống tài liệu mà bạn đang có, bạn đã mất khoảng 10 phút. Nó không chỉ tốn thời gian, sức lực mà còn gây cho bạn sự bực bội, phân tán tư tưởng, làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Nếu sống ngăn nắp, gọn gàng, mỗi ngày bạn có thể tiết kiệm được 1 giờ làm việc. Thời gian tiết kiệm đó bạn có thể dành để làm những việc mình yêu thích như: đọc sách, chơi thể thao, đi dạo… bạn sẽ thấy thoải mái, khoẻ khoắn hơn và có một thể trạng tốt để làm việc ngày hôm nay.

7. Có thể lực tốt

Muốn làm việc có hiệu quả, trước tiên bạn phải có một thể lực tốt. Bạn cần tập thể dục, ăn ngủ điều độ, bền bỉ, tránh làm việc quá sức. Không chỉ công việc phổ thông sử dụng cơ bắp, mà công việc đòi hỏi nhiều chất xám cũng cần bạn có một thể lực tốt. Điều này càng cần khi nhịp sống công nghiệp hiện nay đòi hỏi người lao động phải làm việc với một cường độ cao.

Nếu bạn thực hiện theo 7 nguyên tắc, bạn sẽ là người thành công!

Read More

Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học

Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với thư ký hay bất kỳ ai làm việc văn phòng. Vì thế, phân loại - sắp xếp – lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, bạn nên tiến hành theo trình tự sau:

Chọn tủ hồ sơ:

Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên:

+ Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn:

Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).

+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường:

Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.

+ Sử dụng những mẩu giấy ghi chú:

Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẩu giấy ghi chú là "Báo cáo", nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo.


Phân loại hồ sơ:

Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:

+ Phân loại theo chủ đề:

Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…

+ Phân loại theo cụm:

Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.

+ Phân loại theo nhóm:

Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4.


Sắp xếp hồ sơ:

Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:

+ Sắp xếp theo thời gian:

Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.

+ Sắp xếp theo mẫu tự:

Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ. Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển.

+ Sắp xếp theo tính chất:

Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ.
Ví dụ:
- Hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật…
- Hồ sơ chưa giải quyết - hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm - hồ sơ đã giải quyết xong…


Lập danh mục hồ sơ:

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

+ Tạo một danh mục cụ thể, chính xác:

Sau khi đã chọn cách sắp xếp, chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Nên đưa vào máy vi tính, tạo cây thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy vi tính

+ Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên.

Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, chúng ta nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần xem xét lại, chúng ta biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.


Lưu trữ hồ sơ:

Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

+ Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.

+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm.

+ Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ.

+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.

+ Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.

(Theo Cẩm nang Thư ký).

Read More