3 yếu tố cơ bản để tổ chức thành công một cuộc họp

Họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ không đạt được hiệu quả mong muốn và lãng phí thời gian. Do đó, người điều hành cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản nhất về cách thức để tổ chức một cuộc họp thành công. Vietnamlearning xin đưa ra 3 yếu tố cơ bản mà bạn cần thực hiện để đạt được những kết quả tốt nhất

Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết cho buổi họpĐa phần các trao đổi diễn ra trong hoặc bên lề cuộc họp đều mang tính tự phát. Quy trình của một cuộc họp thường diễn ra theo một chương trình thảo luận cơ bản. Bên cạnh đó, để đạt được sự thống nhất ý kiến khi kết thúc cuộc họp là một điều cũng không dễ dàng . Bởi vậy hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị cho một cuộc họp là: Đặt ra các mục tiêu rõ ràng và cụ thể hóa những vấn đề cần đàm thảo.

Khi một cuộc họp được tiến hành bạn cần nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của nó. Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp do vậy trước hết bạn hãy quyết định tính chất cần thiết phải có một cuộc họp. Thông thường chúng ta cần đến một cuộc họp khi các vấn đề cần giải quyết bằng tư duy, khi cập nhật thông tin mới hoặc khi cần tổng hợp thông tin

Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp. Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng đề cương cho cuộc họp. Cần phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể.

Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả

Người điều hành phải là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp. Trước hết, bạn phải tuân thủ chính xác về thời gian. Bạn cũng phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và tranh luận. Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp. Nếu có thể bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tình trạng tranh luận gay gắt hay mang tính bất hợp tác trong cuộc họp căng thẳng

Tổng kết cuộc họp

Tổng kết cuộc họp là một bước rất quan trọng. Trước khi kết thúc cuộc họp bạn hãy tổng kết lại những vấn đề cốt lõi đã được giải quyết hay còn tồn đọng và giao việc cụ thể cho từng thành viên. Nhắc nhở những thành viên về nhiệm vụ của họ được giao sau cuộc họp.Nếu có thể hãy xin nhận xét của những thành viên tham gia về cuộc họp mà bạn tổ chức. Điều này cho phép bạn rút ra kinh nghiệm cho những buổi họp sau. Hãy cố gắng tổng hợp các thông tin đã đàm thảo trong cuộc họp ngay trong vòng 24h sau khi cuộc họp kết thúc.

Nguồn: vietnamlearning.vn

Posted in: Kỹ năng quản lý