Các mẹo với Word

TẠO TEXT GIẢ LẬP TRONG WORD
Nếu đang trình bày một bản tin hay tài liệu quảng cáo, chắc bạn cũng muốn xem trước hình thức của văn bản lúc hoàn tất. Word có một ính năng không có trong sách vở cho phép bạn thực hiện mục đích này.
Muốn thực hiện điều này, gõ =Rand(p,s) trên một dòng trống rồi ấn . Trong đó p là số đọan và s là số câu bạn muốn xem. Ví dụ: =rand(15,8) chèn 15 đọan, mỗi đọan có 8 câu. tất cả các câu đều có nội dung “the quick brown fox jumps over the lazy dog”.

ĐỊNH DẠNG KIỂU THỤT DÒNG
Định dạng kiểu thụt dòng kể từ dòng thứ hai trở đi một đọan rất phổ biến khi làm danh sách, sơ yếu lí lịch….. dưới đây là một số thủ thuật:
• Muốn định dạng kiểu này cho một họăc nhiều đọan, đưa con trỏ vào đọan đó hoặc chọn nhiều đọan cùng một lúc, nhấn -T. Muốn tăng lề trái hơn nữa cho dòng thứ hai trở đi, nhấn -T lần nữa.
• Mỗi khi nhấn tổ hợp phím này, khỏang cách sẽ tăng thêm một hai Tab. Muốn giảm khoảng cách lề trái hoặc bỏ kiểu định dạng này, nhấp --T. Muốn điều chỉnh khoảng cách bằng chuột, nhấn và kéo Tab trên thước đo của Word. Nếu giữ khi thực hiện thao tác này, bạn sẽ thấy số đo thực tế của thước.
• Muốn điều chỉnh khoảng cách chính xác hơn, chọn Format / Paragraph, chọn Hanging trong danh sách thả xuống “Special” rồi đặt khoảng cách theo ý muốn vào trường "By"
Kỹ thuật đánh số thứ tự hoặc đánh ký hiệu đầu dòng trong một danh sách cũng dùng kiểu định dạng này nên sử dụng các thủ thuật trên, nhưng lưu ý việc thay đổi khỏang cách chỉ có hiệu lực cho dòng thứ hai trở đi.

THIẾT LẬP LỀ
• Việcthiết lập trang giấy để in 2 mặt và đóng gáy kiểu sách tương đối phức tạp. Bạn cần thiết lập lề trái và phải không đều nhau để chừa chỗ đóng gáy, sau đó luân phiên giá trị này cho trang chẵn và lẽ. Việc này không khó nhưng dễ nhầm đối với word 7 đến 2000, chọn File / Page Setup thiết lập lề trái và phải cho trang lể chọn Whole Documargins và nhấn OK

NHIỀU FILE HƠN
Nếu bạn muốn Word hiển thị một danh sách các file truy cập sau cùng nhiều bên dưới menu file, hãy chọn Tools / Options, nhắp vào mục General rồi điền một số từ 1 tới 9 (ví dụ 5), Word sẽ hiển thị 5 file bạn đã mở sẵn cùng thay đổi vì 4 là giá trị mặc nhiên. muốn mở bất kỳ file nào trong danh sách này chỉ cần nhắp vào nó.

THỦ THUẬT TAB TRONG WORD
Chắc bạn đã biết có thể chèn một tab mới bằng cách nhấn vào thước ở đầu tài liệu. Sau đây là một thủ thuật về tab trong word mà ít đựơc biết đến. chúng giúp bạn có thể tiết kiệm thời gian trong một tài liệu dùng nhiều tab.
• Nếu thước đo chưa xuất hiện, chọn View / Ruler.
• Hủy một Tab bằng cách kéo dấu Tab ra khỏi thước và thả nó vào tài liệu.
• Tìm vị trí chính xác của một Tab bằng cách nhấn cả hai phím trái với phải chuột. Điều này sẽ làm xuất hiện số đo từ cả hai lề, bạn có thể kéo Tab đến vị trí khác trong khi vẫn giữ hai phím trái và phải.
• Bạn có thể căn lề Tab bằng cách nhấn vào nút Tab Type ở bên trái cùng của thứơc để xoay dần giữa các kiểu Tab trái, phải, giữa và Tab thập phân. Sau đó nhấn vào thứơc giới bạn múôn Tab xuất hiện, bạn cũng có thể thay đổi kiểu Tab bằng cách nhấn đúp phím phải chuột lên dấu hiển thị Tab trên thứơc của đầu tài liệu. Điều này sẽ hiển thị khung hội thọai Tab để bạn có thể chỉ định chính xác vị trí Tab và chọn kiểu Tab. Trong Word khi nhấn đúp chuột là khung hội thọai Page Setup xuất hiện.
• Thiết đặt Tab cho tất cả các đọan, trước hết phải nhấn -A để chọn tòan bộ tài liệu. nếu không thiết lập Tab, chỉ có hiệu lực cho đọan hiện hành.
• Thiết lập Tab cho một số đọan, trước hết phải đánh dấu những đọan này.

TẠO DROP CAP
Muốn tạo Drop Cap cho ký tự đầu tiên của từ đầu tiên trong một đoạn, đưa con trỏ vào bất kỳ vị trí nào trong đoạn rồi chọn Format / Drop Cap.
Muốn phóng lớn toàn bộ từ (hay nhiều từ), chọn từ đó rồi chọn Format / Drop Cap, nếu chưa mở chế độ xem Pages Layout, Word sẽ yêu cầu nếu bạn muốn chuyển sang chế độ đó nhấn Yes, khung hội thọai Drop Cap sẽ xuất hiện, vào khung hội thọai Drop cap chọn một Position. Tốt nhất nên chọn Drop cap, nếu chọn Inmargin, phải bảo đảm rằng bạn đã đặt lề đủ rộng để in Dropcap.
Trong khung hội thọai này bạn có thể điều chỉnh Font, kích cỡ (số lines to drop), khoảng cách với chữ, tốt nhất nên chọn giá trị mặc nhiên.

TẠO CHỮ ViẾT LỒNG NHAU
Bạn có muốn trang trí cho phần in đầu trang giấy viết thư không? Với Word, bạn có thể tạo chữ lồng vào nhau cho những chữ đầu, cho biểu tượng công ty hay cho những thành phần đồ họa khách một cách linh động. Sau đây là cách tạo những chữ lồng nhau bằng cách dùng 2 hay nhiều ký tự trong Word:
• Gõ các ký tự liền nhau (không có khoảng cách trên một dòng rồi chọn các ký tự này.
• Nhớ là đừng chọn bất kỳ khoảng cách nào xung quanh, chọn kiểu chữ và co chữ cho những chữ này, kỹ thuật này thường làm việc tốt với co chữ lớn hơn 36 point.
• Chọn Format / Font rồi nhấn Character Spacing trong khung hội thọai Font.
• Chọn Condensed từ danh sách Spacing rồi tăng số point trong ô By cho đến khi các ký tự được lồng vào nhau (quan sát cửa sổ Preview).
• Nếu muốn, nhắp font trong khung hội thoại rồi chọn màu cho chữ hoặc các thụôc tính định dạng khác, xem trước kết quả trong cửa sổ Preview.
• Nhắp OK

CHUYỂN TRANG NHANH TRONG WORD
Word đưa ra phương pháp nhanh để chuyển giữa các trang. Nhắp đúp vào số trang trên dải trạng thái của Word bỏ qua lọat thực đơn Edit / Goto / Page và hiển thị ngay hộp thọai goto (tới trang nào).

DÙNG "GO TO" ĐỂ Di CHUYỂN NHANH TRONG WORD
Có nhiều cách sử dụng lệnh Goto của Word:
• Để chuyển nhanh tới một trang nào đó, nhấp vào trình đơn Edit, sau đó chọn goto, gõ vào số thứ tự của trang cần chuyển tới, bấm hoặc nhấn Ok.
• Để chuyển tới dòng cụ thể trong trang hiện thời, nhấn goto và gõ LN (L viết tắt của "Line", còn n là một số nào đó), ví dụ gõ L15 vào hộp Goto, sau đó gõ sẽ đưa con trỏ soạn thảo tới dòng 15.
• Tương tự như trên nếu tư liệu được chia thành nhiều vùng (section) được phép kết hợp vài lệnh với nhau, ví dụ: S2P3L21 dùng để chuyển tới dòng 21 trang 3 thuộc vùng 2 của tư liệu.
• Để mở nhanh hộp thoại Goto kể trên, chỉ việc nhấn F5 hoặc nếu bạn ưa dùng mouse: nhắp đúp (double-click) vào vùng trang (page area) của thanh trạng thái (status bar) tại góc trái phía dưới. Cần gõ vào mã thích hợp để trả lời cho câu hỏi Goto, sau đó gõ .

BOOKMARK VÀ HYPERLINK
Nếu phải nhảy tới nhảy lui đến môt số điểm trong Word bạn có thể thực hiện điều này một cách nhanh chóng bằng cách tận dụng các tính năng Bookmark và Hyperlink. Ví dụ tài liệu của bạn có tham khảo đến bảng xuất hiện ở cuối tài liệu, hãy tiến hành các bước sau:
• Nhắp vào ô tận cùng góc trái của bảng và chọn Insert / Bookmark (hay trong -F5).
• Gõ tên Bookmark dưới 256 ký tự và chọn Add (không có khoảng trống trong tên).
• Điểm sáng vùng có tham khảo đến bảng này.
• Chọn Insert / Hyperlink (hay Ctrl>-K)
• Khi hộp thọai Insert Hyperlink xuất hiện chọn Browse.
• Chọn Bookmark tương ứng từ danh sách và nhấn Ok.
Sau đó khi muốn nhảy đến một Bookmark nào đó thì hãy nhắp vào tên tham chiếu tương ứng, để quay về vị trí trước nhắp vào biểu tượng Back trên thanh công cụ Web.

LỆNH “SAVE AS” MẶC ĐỊNH
Bạn thường tạo tư liệu mới dựa trên tư liệu cũ. Đôi khi bạn ghi chồng lên tư liệu cũ vì nhấn nhầm lệnh Save thay vì Save As. Có cách nào để Word mặc định dùng lệnh Save As không? Mặc dù không có cách nào để thực hiện điều này, nhưng bạn có thể loại bỏ lệnh Save ra khỏi menu File. Việc này có thể thực hiện được với mọi phiên bản Word:
• Chọn Tools => Customize, khung hội thọai Customize xuất hiện, bạn không cần làm gì trong khung hội thọai này nhưng phải mở nó thì bạn mới có thể tùy biến menu.
• Bây giờ, mở menu File, nhắp vào lệnh Save và kéo lệnh này ra khỏi menu để lọai bỏ nó khỏi menu, muốn bảo đảm hơn, bạn có thể nhấn và kéo rê biểu tượng Save ra khỏi thanh công cụ Standard (khung hội thọai customize phải được mở).
• Bất kỳ lúc nào muốn lưu file, nhấn Ctrl+S mặc dù menu file bây giờ chỉ còn lệnh Save As. bạn cũng có thể nhấn để thực hiện lệnh Save As
Nếu muốn khôi phục lệnh Save trong menu File, chọn Tools => Customize và nhấn vào ô Commands. Sau đó mở menu File, chọn Save từ danh sách lệnh trong hộp thọai rồi kéo lệnh Save trở về menu File.
CĂN LỀ LẠi CHO DANH SÁCH ĐƯỢC ĐÁNH SỐ
Khi dùng tính năng đánh số cho một danh sách trong Word, các chữ số được căn lề trái, điều này dường như không đúng khi danh sách có hơn 9 khoản (item), vì số 1 của khoản thứ 10 sẽ thẳng hàng với số 9 ở hàng trên. Có cách nào để căn phải những con số này không?
Nhiều người đã phát cáu vì kiểu căn lề mặc định cho các chữ số trong danh sách. Rất may là cách sau đây có thể giúp bạn căn lề theo ý mình.
• Trước khi tạo một danh sách sẽ được đánh số đầu dòng hoặc sau khi chọn một danh sách đã được đánh số, chọn Format / Bullest and numbering.
• Nếu cần, nhắp vào mục Numbered trong khung hội thọai Bullets and Numbering rồi chọn một trong những tùy chọn sẵn.
• Nhắp Modify
• Ở danh sách Alignment of List Text trong mục Number Position của khung hội thọai Modify Numbered List và chọn Right để căn lề cho số theo ý bạn. Nhắp Ok là xong việc.

LƯU Ý PHIÊN BẢN CỦA CÙNG 1 FILE
Bạn có thể lưu một số phiên bản trong cùng một file tài liệu bằng cách sử dụng các bước sau:
• Mở tài liệu, hiển thị thanh công cụ Reviewing và nếu cần, chọn Track Changes từ menu Tools, lựa chọn Highlight Changes, và nhắp vào Track Changes While Editing.
• Sọan thảo tài liệu và sau đó nhắp vào nút Save version trong thanh công cụ Reviewing. Nhập vào chú thích, nếu bạn muốn và nhắp Ok.
• Sau khi lưu văn bản sọan thảo là một phiên bản mới, từ chối tất cả các soạn thảo trong tài liệu gốc. Để thực hiện điều này, chọn Track Changes từ menu Tools, lựa Accept or Reject Changes, lựa loại tổng quan và chọn Reject All.
Lưu, đóng tài liệu đó. Khi bạn mở tài liệu gốc, nó sẽ không có những sửa đổi. Chúng được lưu trong phiên bản mới.

VIẾT NGOÀI LỀ
Đôi lúc bạn cần những lời ghi chú đặt ở ngoài lề để chú thích cho một đọan văn bản hoặc vẽ vời gì đó. Đây là cách thực hiện trong Word từ Version 6.0 trở đi:
• Chọn File => Page setup rồi tăng khoảng cách lề trái cho vừa với ghi chú ngoài lề bạn muốn, lưu ý rằng hầu hết các máy in chỉ có thể in những gì cách mép giấy tối thiểu ¼ inch.
• Chọn Insert => Frame hoặc Insert => Textbox, Word tự động chuyển sang chế độ Page Layout. Nhấn và kéo để vẽ một khung (frame) họăc khung chữ (text box) tại vị trí bạn muốn.
• Chỉnh kích thước và vị trí khung chữ nếu cần bằng cách kéo các dấu điều khiển trên khung chữ cách mép giấy tối thiểu là ¼ inch. Điều chỉnh lề cho khung chữ bằng cách kéo các hình tượng lề trên thước (nếu không thấy thước xuất hiện trên màn hình chọn View Ruler).
• Gõ ghi chú và định dạng nếu cần. Word sẽ tự động tăng chiều cao của khung chữ cho vừa với lề.
• Bỏ đường viền khung chữ trong Word bằng cách nhấn phím phải vào đường viền của khung chữ. Chọn Borders and Shading từ menu thả xuống, chọn None từ mục Presets trong khung hội thoại vừa xuất hiện rồi nhắp OK.

CHỈ ĐỊNH SỐ TRANG ĐẦU TIÊN
Chỉ số trang đầu mặc định của một văn bản mà Word thiết lập là 1, tuy nhiên ta có thể thay đổi chỉ số trang đầu văn bản đến bất kỳ giá trị nào.
Muốn vậy bạn chọn lệnh Insert / Page Numbers / Format / Start At rồi nhập chỉ số trang đầu mong muốn vào, sau đó chọn Ok để đóng cửa sổ “Page Number Format”, rồi chọn Close để đóng cửa sổ “Page Numbers”. Lưu ý là nếu đã có chỉ số trang rồi thì phải chọn nút Close để Word cập nhật lại giá trị, còn nếu chọn Ok thì word sẽ tạo mới chỉ số trang. Ta có quyền thay đổi chỉ số trang đầu văn bản bất kỳ lúc nào bằng các thao tác đựơc miêu tả ở trên.

TÌM FILE
Một ngày nào đó, có thể bạn sẽ tìm một file mà bạn đã tạo trước đó, bạn không còn nhớ chính xác tên file cũng như vị trí lưu file. Đối với word 97 hay 2000, bạn nhớ một từ hay nhóm từ trong tài liệu. công cụ find trong menu start của windows cũng có thể thực hịên nhiệm vụ này nhưng công cụ của word thì có nhiều tùy chọn giúp việc tìm kiếm nhanh hơn. Tuy nhiên, tính năng file find của word chỉ tìm trên các tài liệu của word còn của windows thì tìm trên tất cả các file. Sau đây là cách tìm file nhanh nhất.
Với word 97: chọn File / Open .Trong khung hội thọai Open, chọn tên ổ đĩa muốn tìm kiếm trong danh sách "look in", chọn word documents từ danh sách "files of type". Gõ một từ họăc một nhóm từ mà bạn chắc là có trong tài liệu vào trường text or property, đặt mục “last modified” mặc định là Any time, nhắp Advanced hai lần và trong khung hội thọai Advanced find, đánh dấu vào search subfolders rồi nhắp find now. Word sẽ hiển thị tất cả các file thỏa điều kiện trong khung hội thọai open, nhắp đúp vào file bạn muốn tìm để mở nó, nếu có nhiều file preview vào từng file để xem nội dung của chúng. Khi đã tìm được đúng file bạn cần, nhắp open.
Với Word 2000: chọn File / Open. Trong khung hội thọai Open, chọn Word documents từ danh sách "files of type". Sau đó chọn Tools / Find. Vào khung hội thọai Find chọn contents từ danh sách property, gõ một từ hoặc nhóm từ bạn đã biết vào trường value rồi nhắp Add to list. Chọn tên ổ đĩa từ danh sách "look in" rồi đánh dấu vào mục search subfolders, nhắp Find now. Khi word hiển thị tất cả các file thỏa điều kiện trong khung hội thọai open, nhắp đúp vào file bạn muốn tìm để mở nó. muốn biết đó có phải là file bạn cần hay không, nhắp vào mũi tên kế bên hình tượng view, chọn preview. Nhắp từng file để tìm xem nội dung của chúng và nhắp open để mở file.

AUTOFORMAT
Autoformat có thể trang trí kiểu chữ, định dạng đoạn văn bản và những trình bày khác cho một đoạn văn bản mà bạn không phải can thiệp ngoại trừ sự chấp nhận hay bác bỏ nó. Ngay cả khi bạn không tin cậy vào phẩn mềm sẽ thiết kế theo ý muốn của bạn.
Autoformat có thể là một công cụ lý tưởng khi phải trang trí cho một văn bản dài với nhiều kiểu chữ và tiêu đề khác nhau, chỉ cần chọn Format / Autoformat, Word sẽ điểm qua tài liệu rồi định kiểu cho các dòng tiêu đề, kiểu chữ. Thậm chí sau này bạn chọn để bác bỏ các thiết kế của nó, nhưng Word sẽ giúp bạn không phải lo lắng khi định dạng cho các thành phần khác nhau.

HiỂN THỊ MÃ ĐỊNH DẠNG
Người dùng Wordperfect thường thích tính năng hiển thị các mã định dạng (reveal codes). Trong word cũng có chức năng này nhưng ít ai biết đến.
Nhắp nút Help (hoặc Shift-F1) rồi chọn một đọan văn bản mà bạn muốn biết thông tin của nó. Nhấn Esc hoặc Shift-F1 hoặc nhắp vào nút Help lần nữa để tắt tính năng này.

TẠO MẪU (TEMPLATE) TRONG WORD
Nếu thường dùng những tài liệu có dạng chung như: Thư từ, phiếu thanh toán…bạn nên tạo ra những mẫu riêng để sử dụng. Có 2 cách tạo:
• Tạo một mẫu mới hoàn toàn.
• Dùng một khuôn mẫu có sẵn, bỏ đi phần nội dung không dùng chung cho các tài liệu thuộc mẫu này.
Để tạo một mẫu hoàn toàn mới thực hiện như sau:
• Chọn File / New và chọn hình tượng Blank Document hay lọai Normal (version 6.0) trong khung hội thọai New rồi nhấn Ok. chọn File / Page Setup để đặt lề và các định dạng trang cơ bản khác.
• Gõ và định dạng chữ cho Template.
• Dùng các công cụ Word chèn và định dạng hình họa, kẻ khung, đường thẳng, bảng biểu và các thuộc tính đồ họa khác.
• Muốn bổ sung các kiểu chữ đặc biệt cho temple, chọn Format / Style và sử dụng kiểu (style) hiện hành hoặc tạo một kiểu mới từ khung hội thọai Modify Style hay New Style.
Nếu muốn thêm một số tính năng tự động như hiển thị ngày tháng, hiển thị yều cầu ngừơi dùng nhập chữ vào, hãy đưa con trỏ đến vị trí bạn muốn chèn rồi chọn Insert / Field.
Ví dụ, muốn chèn ngày hiện tại vào, chọn Date and Times trong danh sách Catogories của khung hội thọai files và chọn Date trong danh sách field name.
Nhấn Options để chọn định dạng ngày tháng. Nếu muốn hiển thị thông báo yêu cầu người dùng nhập chữ vào, hãy thêm trường "điền vào khỏang trống" như sau: chọn (all) trong categories rồi nhấn fill-in trong danh sách filed names. Xem trợ giúp sẵn có trong word để biết cách dùng các trường, nhằm tự độn hóa tài liệu.
Khi đã định dạng mọi thứ cho Template xong, chọn File / Save As. Trong khung hội thọai Save As, chọn Document Template từ danh sách "Save as type". Gõ tên file trong mục "file name". nhấn save, template mới sẽ xuất hiện dưới mục General trong khung hội thọai New, muốn lưu nó vào mục khác, nhắp đúp vào một hình tượng folder rồi nhấn save.
SỬ DỤNG STYLE GALLERY
Muốn xem trước hiệu ứng của những kiểu định dạng khác nhau trong một tài liệu Word, phiên bản Word của bạn cần phải có Style Gallery không như định dạng chữ thông thường, Style Gallery cho phép bạn xem trước nhiều cách định dạng khác nhau có thể áp dụng cho thư tín, bản ghi nhớ hoặc sơ yếu lý lịch dựa trên những Template sẵn có của Word. Sau đây là cách thực hiện:
• Mở một tài liệu Word và chọn Format / Style Gallery.
• Nhấn vào tùy chọn Document và chọn Template từ danh sách Template. Cửa sổ xem trước (preview) sẽ hiển thị tài liệu của bạn dưới dạng Template mới chọn này.
• Khi đã chọn được kiểu ưng ý, nhắp Ok để trở về cửa sổ sọan thảo.
Lưu ý: Bạn có thể dùng Style Gallery trước khi tạo một tài liệu, chọn tùy chọn Example hay Style Sample để lấy ý tưởng là nên chọn kiểu tài liệu nào. Nhắp OK để tạo một tài liệu dùng Template bạn đã chọn.

SAO LƯU NORMAL.DOT
Hãy sao lưu ngay tập tin Normal.dot bạn sẽ thấy có nhiều lợi ích về sau. Các thiết lập về Font, kiểu định dạng macro…nằm trong Normal.dot của bạn được lưu giữ. Khi sử dụng máy người khác, format lại đĩa, bạn dễ dàng phục hồi lại các thông số của word đã thiết lập thông qua tập tin Normal.dot
• Sao lưu Normat.dot: đưa đĩa mềm đã định dạng vào ổ đĩa A. Từ windows desktop, chọn Start / Find / Files or Folders. Gõ normal.dot vào trường named của khung hội thọai Find. Nhấn Find now. Khi file này xuất hiện, hãy nhắp đúp vào biểu tượng đĩa mềm. kéo file này từ khung hội thọai find vào cửa sổ của đĩa mềm, nhắp phím phải chuột vào nó và chọn Rename, đặt tên mới cho nó, chẳng hạn mynormal.dot, nhấn .
• Sử dụng Normal.dot: nếu đang làm việc trên máy của người khác, hãy đưa đĩa mềm lưu thông số của bạn vào ổ A. Nhắp đúp vào biểu tượng my computer, sau đó nhắp vào biểu tượng đĩa mềm. Kéo và thả file thông số vào desktop. Khi dùng máy xong, nhắp vào bỉêu tượng của file tempate trên desktop và nhấn .
• Phục hồi Template: sau khi cài đặt lại chương trình xử lý văn bản, bạn muốn thiết lập lại các thông số cũ.
Hãy làm như sau: đầu tiên, xác định vị trí lưu file Template. Chọn Tools / Options và nhìn mục file locations. Ghi nhớ tên và thự mục lưu file Template. Dùng Windows Explorer, tìm và xóa file Template mặc định. Chép Template của bạn từ đĩa mềm vào thự mục bạn đã nhớ trước đây, sau đó đổi tên file là Template mặc định.

XEM NHANH MỘT TƯ LiỆU LỚN
Word 97 cung cấp những đặc tính giúp di chuyển một tài liệu rất nhanh.
Document map (sơ đồ tự liệu) là một trong những đặc tính giúp di chuyển một tài liệu rất nhanh.
Ðể sử dụng document map nhấn vào nút Document Map
Khi nó được chọn, một bản bổ sung được hiển thị vào bên trái của tài liệu, bản này có các đầu mục hiện hành trong tài liệu, bản này có thể nhấn vào bất cứ đầu mục nào trong bản này để di chuyển trực tiếp tới vị trí trong tài liệu đó.
Bạn còn có thể thay đổi hiển thị các đầu mục trong bản ấy:
Bỏ các đầu mục phụ, nhấn vào dấu trừ được hiển thị gần đầu mục đó.
Để mở rộng các đầu mục phụ, nhắp vào dấu cộng.
Để bỏ bản ấy, nhắp lại nút document map.
Lưu ý: Nếu bạn đã định dạng các đọan văn trong tài liêu của mình bằng các kiểu khác với các mức độ khác, những đọan văn này còn có thể được hiển thị trong văn bản document map.
• Để sử dụng nút select Browse Object để lướt qua tài liệu. một hộp trình bày các tùy chọn khác nhau sẽ được hiển thị.
• Di chuyển con trỏ của bạn vào từng hình để hiển thị đặc tả cho từng lọai đối tượng.
• Nhấn vào một đối tượng bạn muốn.
• Nhấn vào các nút Previous hoặc Next, như bên dưới để di chuyển ngay tới đối tượng đó.

THU NHỎ TÀi LiỆU
Nhiều người thường gặp trường hợp khi gõ một lá thư, có vài dòng bị tràn sang trang sau. bạn sẽ mất thêm một trang giấy nữa (nếu gửi cho nhiều công ty sẽ mất cả ram giấy) chỉ cho một hoặc hai câu. Có người phải đi vài câu trong thư hoặc giảm cỡ chữ đi cho vừa một trang. Tại sao bạn không để Word thực hiện việc này cho bạn? Sau đây là cách thực hiện:
Word giảm tất cả font chữ trong tài liệu theo tỷ lệ để làm tài liệu vừa vào một trang giấy hoặc nhỏ hơn trước. Tốt nhất nên áp dụng kỹ thuật này với những tài liệu có một trang và sang trang sau ít dòng. Nếu thử trên tài liệu có chừng 1 trang rưỡi, thì sẽ bị quá nhỏ không đọc đựơc.
• Chọn File / Print Preview
• Nhắp Icon Shrink to Fit trên thanh công cụ, rồi nhấn Close
• Muốn trở lại cách trình bày ban đầu, chọn Edit / Undo shrink to Fit

AUTOMATIC SPELLING CHECK TRONG WORD
Word ở chế độ tự động kiểm tra lỗi chính tả sau khi được cài đặt vào ngôn ngữ được dùng để kiểm tra là English, do đó khi bạn nhập dữ liệu tiếng Việt vào thì bị Word gạch dưới hết các từ là điều bình thường. Nếu bạn không muốn bị gạch dưới các từ, bạn nên bỏ chức năng tự động kiểm tra lỗi chính tả bằng cách chọn menu Tools Option / Spelling rồi bỏ nút bấm “Automatic spelling check”.
TỰ KIỂM TRA CHỮ DƯ THỪA
Ví dụ như thành ngữ "information superhighway" được lặp lại quá nhiều lần trong văn bản, hãy thử thay thế chúng bằng lệnh Edit / Replace rồi nhập một từ hay nhiều từ vào khung Find What và Replace With sau đó nhắp Replace All. Word sẽ cho bạn với số lần nó đã thay thế bằng với số lần thành ngữ xuất hiện trong văn bản.

SỮA LỖI CHÍNH TẢ
Bạn muốn nhanh chóng thay các từ đã đựơc Word đánh dấu bị lỗi chính tả? Hãy thực hiện theo một trong hai cách sau:
• Di chuyển điểm chèn vào từ được đánh dấu và nhắp nút phải chuột để hiển thị danh sách các tùy chọn lỗi chính tả và ngữ pháp thích hợp với từ này.
• Di chuyển dấu chèn vào từ bị lỗi chính tả và nhắp đúp nút Spelling & Grammar Status trong thanh trạng thái. Một danh sách tùy chọn sẽ được hiển thị và bạn có thể lựa một tùy chọn bạn muốn.

KiỂM SOÁT CÁC TỪ NHẦM LẪN
Có những từ viết đúng chính tả, nhưng thường bị dùng nhầm. Ví dụ như các cặp từ file/field, form/from, it’s/its. Có một cách để đánh dấu những từ dễ nhầm lẫn được cài vào word 97 và 2000. Có một file ít ai biết đến chứa các từ, tự điển chuẩn của Word không có và tự động điểm sách những từ nó có, dù đó là từ đúng. Sau đây là cách thiết lập một tự điển Word như thế:
• Chọn File / New để tạo một tư liệu mới Gõ danh sách các từ bạn muốn trình kiểm lỗi của Word báo hiệu, mỗi dòng một từ và nhấn sau mỗi từ. Dùng chữ thừơng, word sẽ nhận biết chữ hoa hoặc thường.
• Xác định thư mục lưu tự điển của word bằng cách nhắp phím vào nút Start và chọn Find trong Windows 9x hoặc Search trong Windows 2000. Trong khung hội thọai Find all files (search bar trong windows 2000), gõ *.lex trong trường named (Search for files or folders named trong windows 2000). Sau đó chọn My Computer trong trường "Look in" và nhấn Find now (họăc Search now).
• Với người dùng tiếng Anh kiểu Mỹ, tìm file mssp2_en_lex nếu dùng word 97 hoặc mssp3_en.lex nếu dùng word 2000. Nhớ thư mục chứa các file này.
• Trở về Word, chọn File / Save As
• Tìm đến và nhắp đúp vào thư mục đã xác định ở bước 4
• Bây giờ chọn Text Only dưới danh sách "Save as type"
• Trong trường File name, gõ mssp2_en.exc với Word 97 hoặc mssp3_en.exc với Word 2000, nhắp Save. Tên file phải đúng với tự điển bạn đang dùng nhưng có phần mở rộng là exc.
• Chọn File / Close
Muốn sửa hoặc thêm từ nào file này, chỉ cần mở nó như với một tư liệu word.
Lưu ý rằng: nếu dùng phiên bản word ngôn ngữ khác, tên tự điển rõ ràng là phải khác nhưng đều bắt đầu bằng mssp2_ hoặc mssp_3 và buộc phải có phần mở rộng là exc và tên phù hợp với ngôn ngữ bạn dùng.


BẢO VỆ TƯ LiỆU KHỎi BỊ CHỈNH SỬA.
Có 2 cách để làm cho tư liệu kèm theo Email không bị sửa đổi bởi người nhận. Cách thứ nhất là lưu file với thuộc tính Read Only.
• Với Word 97, chọn File / Save As / Options rồi đánh dấu chọn vào hộp Read Only Recommended.
• Với Word 2000, chọn File / Save As, chọn Tool / General Options trong khung hội thọai Save rồi đánh dấu chọn vào hộp Read Only Recommended.
• Cách thứ hai để đặt thuộc tính Read Only cho file này là nhắp phím phải vào biểu tượng của nó, chọn Properties và đánh dấu chọn hộp Read Only.

Cả hai cách này đều có thể bị một số người hoàn tất thao tác này và chỉnh sửa tư liệu của bạn. Hãy thực hiện thủ thuật dưới đây để bảo vệ tư liệu: chuyển tư liệu thành dạng không thể chỉnh sửa nhưng vẫn có thể mở và xem được. Thủ thuật này làm việc với word 97 và 2000. Nếu tư liệu chỉ dài một trang, nhấn -A để chọn hết tự liệu. Nếu tư liệu dài hơn một trang, bạn phải chọn nội dung của nó bằng cách đánh dấu mỗi lần một trang.
• Chọn Edit / Copy hoặc nhấn -C để chép tư liệu vào clipboard.
• Chọn File / New để tạo một tư liệu mới.
• Chọn Edit / Paste Special để có thể chọn những tùy chọn cho một trang mới.
• Trong danh sách "as" của khung hội thọai Paste Special, chọn Picture rồi nhấn OK.
• Với tư liệu có nhiều trang, nhấn - để tạo một trang mới trong tư liệu mới. Chọn trang kế tiếp trong tư liệu gốc và chép nó vào clipboard rồi chuyển sang tư liệu mới. Lặp lại bước 4 và 5 cho từng trang một.
• Chọn File / Save As và lưu tài liệu với tên mới dạng thức Word 97 hay 2000. Nếu lưu dứơi dạng Word 6.0/95, ngừơi nhận sẽ không thấy gì cả. Gửi file mới tạo này kèm theo email.
Lưu ý: rằng File mới gồm nhiều hình ảnh nên kích thước lớn hơn file gốc. Tuy nhiên, các hình ảnh này được lưu ở dạng Windows metafile nên chúng cũng không quá lớn đối với email. Nếu kích thứơc file quá lớn, hãy nén nó lại trước khi gửi.
Mặc dù file được tạo theo cách này không dễ bị sửa đổi ngọai trừ bằng những trình sọan thảo có thể thao tác với lọai file WMF trong đó có cả Word cũng như PaintShop Pro, Photoshop… vì thế, tư liệu này "không quá khó" đối với những người cố tình muốn sửa đổi nó.

CHÈN KÝ HiỆU ĐẶC BiỆT VÀO TƯ LiỆU
Để chèn kí hiệu đặc biệt như: ký tự quốc tế, ký tự chuyên dụng… vào tư liệu. Hãy thực hiện theo các bước sau:
• Đưa con trỏ vào vị trí muốn chèn kí hiệu vào rồi chọn Insert / Symbol
• Vào khung hội thọai Symbol nhắp vào hộp liệt kê Font chọn font có ký tự bạn cần. Muốn chèn các kí tự đặc biệt, nhắp Special Charaters.
• Nhắp vào bất kỳ ký tự nào để xem hình ảnh phóng lớn của nó.
• Muốn chèn một ký tự, nhắp đúp vào nó hoặc nhắp Insert.
• Nhắp Close để đóng khung hội thọai.
• Với một ký tự thường dùng, bạn nên dùng một tổ hợp phím để gán cho nó. Nhấn tổ hợp phím rồi nhắp Assign. KÝ TỰ QUỐC TẾ TRONG WORD
Nếu thường gõ các tài liệu có những chữ có dấu nhấn (như tiếng Việt chẳng hạn) hay ký tự quốc tế, bạn có thể thực hiện được bằng windows internation Keyboard, bằng menu Insert / Symbol, hoặc bằng cách gõ mã ký tự trên bàn phím số trong khi giữ phím . Cả 3 cách này đều thực hiện được nhưng rất phức tạp, mất nhiều thời gian và cần phải có trí nhớ tốt.
Word có một giải pháp hay hơn cho phép bạn đưa các ký tự thường dùng lên menu. Bạn có thể tạo menu con cho một nhóm ký tự hoặc cho cả tập hợp ký tự theo chỉ dẫn sau:
• Trong một tài liệu còn trống, chọn Tools / Customize. Vào khung hội thọai Customize, nhắp Commands sau đó cuộn trong danh sách Categories và chọn new menu. Nhấn và giữ new menu trong danh sách lệnh Commands, sau đó kéo chuột lên thanh menu trong Word. Bạn nên kéo nó lên menu "Insert". Thao tác này sẽ làm menu Insert thả xuống. Đưa con trỏ đến vị trí bạn muốn chèn một lệnh mới vào và thả chuột ra. Menu con mới sẽ xuất hiện trên menu này.
• Trở về khung hội thọai Customize, nhắp Modify Selection, thay thế nội dung trong khung name trên menu thành Internation Characters rồi nhấn .
• Trong khung hội thọai Customize, chọn All Commands trong danh sách Categories, sau đó chọn Symbol trong danh sách Commands.
• Nhấn và giữ Symbol trong danh sách lệnh Commands, kéo con trỏ chuột lên menu Insert, tìm đến menu con Internation Charaters mới, sau đó vào khung vừa xuất hiện bên phải menu con này. Trong khung hội thọai Symbol, chọn font và ký tự bạn muốn thêm vào menu con, nhắp OK. Mã Acsii của ký tự sẽ xuất hiện trên menu con. Lập lại bước này cho bất kỳ ký tự nào bạn muốn đưa lên menu. Khi đã hòan tất, đóng khung hội thọai customize lại. Word sẽ lưu menu mới vào file normal.dot và có thể dùng trong mọi tài liệu.
• Muốn dùng các kí tự mới này, chọn Insert / International Characters rồi chọn một ký tự
--->Lưu ý: Nếu gặp lỗi trong khi làm việc với các menu word, bạn có thể kéo lệnh có lỗi ra khỏi menu rời thả nó trong cửa sổ tài liệu nếu như khung hội thọai Customize vẫn hiễn thị.

Posted in: Thủ thuật hay